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Informationsvorlage Nr. VI-Ifo-06793

Status: öffentlich

Eingereicht von
Dezernat Allgemeine Verwaltung

Betreff:
Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig

Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten):
Gremium
voraussichtlicher
Sitzungstermin

Zuständigkeit

Dienstberatung des Oberbürgermeisters   Information zur Kenntnis
FA Allgemeine Verwaltung   Information zur Kenntnis
FA Finanzen   Information zur Kenntnis
Rechnungsprüfungsausschuss   Information zur Kenntnis
DB OBM - Vorabstimmung
Ratsversammlung  16.10.2019 Information zur Kenntnis

Die Ratsversammlung nimmt das Konzept „Internes Kontrollsystem (IKS) in der
Stadtverwaltung Leipzig“ zur Kenntnis.

Zusammenfassung:

Anlass der Vorlage:

 Rechtliche Vorschriften    Stadtratsbeschluss    Verwaltungshandeln
 Sonstiges:

Mit dieser Vorlage wird der Ratsbeschluss VI-A-03534 „Einführung eines Internen
Kontrollsystems in der Stadtverwaltung Leipzig“ umgesetzt. Die Vorlage stellt die Bausteine
des IKS, das Vorgehensmodell sowie die Umsetzung des IKS dar. Des Weiteren wird mit
dieser Vorlage die Berichterstattung für die Führungsebenen der Verwaltung und den Stadtrat
beschrieben.

2/4

Finanzielle Auswirkungen  x nein  wenn ja,
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung
Folgen bei Ablehnung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur
Begründung
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur
Begründung

Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt
Ergebnishaushalt Erträge
 Aufwendungen
Finanzhaushalt Einzahlungen
 Auszahlungen
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? x nein  wenn ja,

Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR
(jährlich) wo veranschlagt
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge
 Ergeb. HH Aufwand
Nach Durchführung der
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge
 Ergeb. HH Aufwand (ohne
Abschreibungen)
 Ergeb. HH Aufwand aus
jährl. Abschreibungen

Auswirkungen auf den Stellenplan  nein x wenn ja,
Beantragte Stellenerweiterung: 2,0 (im HH 2019 bereits
berücksichtigt) Vorgesehener Stellenabbau:
Beteiligung Personalrat x nein  ja,

Beschreibung des Abwägungsprozesses:

- Entfällt -

3/4
Sachverhalt:

1. Anlass
Mit Beschluss der Ratsversammlung vom 12.04.2017 (VI-A-03534) wurde die
Stadtverwaltung beauftragt, ein Internes Kontrollsystem (IKS) auf Basis heute schon
vorhandener Teile und Bausteine einzelner Dezernate und Ämter zu entwickeln. Zur
Umsetzung des Beschlusses wurde entsprechend den Festlegungen der DB OBM vom
20.03.2018 (I-Ifo-05080-DS-01) ein Projekt unter Federführung des Hauptamtes gebildet. Die
dezernatsübergreifende Projektgruppe hat sich im Mai 2018 konstituiert. In der
Projektgruppe wirken folgende Organisationseinheiten mit:

Abbildung 1 – Zusammensetzung der Projektgruppe IKS
Vom Geschäftsbereich II, Kommunalwirtschaft wurde kein Vertreter benannt.
2. Strategische Ziele
Ein wirksames internes Kontrollsystem unterstützt die Erreichung der strategischen Ziele in
allen Bereichen der Verwaltung.
3. Vorgehensmodell zum Internen Kontrollsystem
Von der Projektgruppe IKS wurde gemeinsam mit der Hochschule Meißen ein
Vorgehensmodell für die Systematisierung eines IKS entwickelt, welches in allen
Organisationseinheiten zur Anwendung kommen soll. In 5 IKS-Schritten erfolgt die
Umsetzung des IKS.

4/4
Das in der Anlage beigefügte Konzept „Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung
Leipzig“ stellt das Vorgehensmodell, die Vorgehensweise zur Umsetzung sowie die
Berichterstattung vor.
Das Vorgehensmodell wurde in sieben Bereichen der Verwaltung (dezernatsbezogen)
anhand je eines Beispiels getestet. Die Erkenntnisse aus dieser Pilotierung sind in die
Umsetzungskonzeption eingeflossen.

4. Realisierungs-/Zeithorizont
Die Umsetzung erfolgt nach Beschlussfassung durch den OBM entsprechend der in Punkt
4.2 des Konzeptes beschriebenen Vorgehensweise.
Als nächste Schritte sind geplant:

- Erstellung einer Feinprojektplanung (u.a. Zeitplanung) für die erste Umsetzungsstufe
- Informationsveranstaltungen zum Thema IKS
- Unterstützung der Führungskräfte bei der Bearbeitung der Checkliste
- Bei Bedarf Vorstellung der IKS-Konzeption in den Dezernaten und Ämtern/Referaten
(Vorschlag: Präsentation in den jeweiligen Dienstberatungen der Bürgermeister und
Amts-/ Referatsleiter)

- Nur für den internen Gebrauch -
Konzept
„Internes Kontrollsystem (IKS)
in der Stadtverwaltung Leipzig“

Dezernat Allgemeine Verwaltung, Hauptamt

Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung: IKS-Grundverständnis ..................................................................... ......... 1
2 Definition „Internes Kontrollsystem (IKS)“ aus Sicht der Stadtverwaltung ............. 5
3 Vorgehensmodell für das IKS – 5 IKS-Schritte ......................................................... .. 8
3.1  IKS-Schritt 1: Kontrollumfeld prüfen ................................................................. ....... 9
3.2  IKS-Schritt 2: Priorisierung vornehmen................................................................ ...10
3.3  IKS-Schritt 3: Prozessrisiken identifizieren ......................................................... ....11
3.4  IKS-Schritt 4: Zielabweichungen abschätzen .........................................................12
3.5  IKS-Schritt 5: Maßnahmen festlegen ................................................................... ...13
4 Vorgehensweise zur Umsetzung ......................................................................... .......15
4.1  Projektphasen ........................................................................................ ................15
4.2  Umsetzung ............................................................................................ .................17
4.3  Ressourcenabschätzung ................................................................................ ........20
5 Berichterstattung zum IKS ............................................................................ .............21

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Einordnung IKS - Strategische und Operative Ebene .......................................  2
Abbildung 2: Weiterentwicklung des Internen Kontrollsystems der Stadtverwaltung .............. 5
Abbildung 3: 5 IKS-Schritte .......................................................................... ......................... 8
Abbildung 4: Checkliste zum IKS-Schritt „Kontrollumfeld prüfen“ ........................................... 9
Abbildung 5: Prozesslandkarte der IKS-relevanten Prozesse ...............................................11
Abbildung 6: Tabelle „Risiko-/Kontrollzuordnung“ in ADONIS ...............................................12
Abbildung 7: Beispiel einer Risiko-Kontrollmatrix .................................................... ..............13
Abbildung 8: Prozess mit Risiko- und Kontroll-Darstellung ...................................................14
Abbildung 9: Projektphasen ........................................................................... .......................15
Abbildung 10: Inhalt der 1. Umsetzungsstufe .......................................................... .............17
Abbildung 11: Inhalt der 2. Umsetzungsstufe .......................................................... .............18
Abbildung 12: Prozess zur Umsetzung des IKS in der Stadtverwaltung ...............................19
Abbildung 13: Einordnung IKS-Berichterstattung ....................................................... ...........21

Abkürzungsverzeichnis
ggf.
IDW
IKS
gegebenenfalls
Institut der Wirtschaftsprüfer
Internes Kontrollsystem
OE
PS
Organisationseinheit
Prüfstandard

1

1 Einleitung: IKS-Grundverständnis
Fehlerhafte Ermessensentscheidungen, die ungerechtf ertigte Verwaltungsleistungen be-
gründen oder dem Bürger zustehende Leistungen verwe hren, nicht ausreichende Prüfungen
bei der Ermittlung von Eigentümern, die zu hohen Sc hadensersatzforderungen führen, Kor-
ruptionsvorwürfe bei öffentlichen Vergaben, die die  Reputation der Verwaltung schädigen,
die Gefährdung des Kindeswohls durch unzureichende Maßnahmen oder auch „nur“ ein um-
gestürzter Baum, der das Eigentum Dritter beschädig t, werfen Fragen zu Fehlverhalten,
Schuld und mangelnder Kontrolle auf. Die Fragen, wa s „schief“ lief und wer verantwortlich
ist, werden immer dann laut, wenn ein Ereignis mit negativen Folgen aufgetreten ist. Hier
setzt das Interne Kontrollsystem (IKS) an – es soll  sich vorausschauend mit möglichen Risi-
ken, Schadensfolgen und deren Vermeidung befassen. Ein internes Kontrollsystem ist somit
die „erste Verteidigungslinie“ (First-Line-of-Defense1) zur Abwehr von Risiken, um Schäden
zu vermeiden bzw. zu verhindern. Es kann dabei kein esfalls jedes Schadensereignis verhin-
dern, aber in der Regel die Wahrscheinlichkeit des Eintritts bzw. die Schwere der Folgen
abmildern. 2
Eine einheitliche Definition zum Begriff „Internes Kontrollsystem“ existiert weder in der (wis-
senschaftlichen) Literatur, noch in einschlägigen Normen.
Laut der KGSt ist "ein internes Kontrollsystem die Gesamtheit aller prozessbezogenen und
prozessunabhängigen Kontrollen, Maßnahmen und Regel ungen, die dazu bestimmt sind,
gesetzte Ziele zu erreichen, insbesondere rechtmäßi ges und wirtschaftliches Verwaltungs-
handeln zu sichern sowie das vorhandene Vermögen zu schützen." 3
Alle Auslegungen des Begriffs „IKS“ finden einen gemeinsamen Nenner im Zweck eines IKS:
Es soll die bestmögliche Nutzung von Ressourcen zur  ordnungsgemäßen Wahrnehmung
öffentlicher Aufgaben unterstützen und Schäden verm eiden. IKS ist auch ein Ergebnis des
Fürsorgeprinzips. Letztendlich dienen die Kontrollm echanismen dem Schutz der Anwender,
dokumentieren Transparenz und führen zu einer höheren internen wie auch externen Akzep-
tanz der Verfahren.
Das Interne Kontrollsystem (IKS)  als ein ganzheitliches System umfasst dabei Kompo-
nenten der Steuerung (internes Steuerungssystem) un d deren Überwachung (internes
Überwachungssystem) auf operativer Ebene. 4 Das interne Überwachungssystem beinhaltet
prozessintegrierte Sicherungsmaßnahmen und Kontroll en sowie prozessunabhängige Über-

1 Three-Lines-of-Defense-Modell: Modell der drei Vert eidigungslinien zur systematischen Herangehensweise  an
Risiken, die in Unternehmen und Organisationen auftreten können
2 KGSt-Bericht 08/2014, Seite 7
3 KGSt-Bericht Nr. 8/2014, Seite 8
4 aus IDW PS 261

2

wachungsmaßnahmen, welche überwiegend vom Rechnungs prüfungsamt, Datenschutzbe-
auftragten, Informationssicherheitsbeauftragten sow ie vom Anti-Korruptionskoordinator
durchgeführt werden. Das Rechnungsprüfungsamt prüft  die Funktionsweise und die Umset-
zung des IKS. Dabei ist das Rechnungsprüfungsamt vollkommen unabhängig und weisungs-
frei.

Das Interne Kontrollsystem ist nicht mit Risikomana gement gleichzusetzen , vielmehr
ist es neben Risikofrühwarnsystem und Controlling a ls eine von drei Komponenten des
kommunalen Risikomanagements zu sehen. Es geht beim  IKS daher allein um die Risikoin-
ventarisierung und Früherkennung von Prozessrisiken  und die daraus folgenden Konse-
quenzen für diese Prozesse auf operativer Ebene.
Das Management gibt die strategische Zielrichtung vor und trifft für das IKS notwendige Ent-
scheidungen bzgl. der Priorisierung von Aufgabenber eichen. Die Aufgabe des Internen
Kontrollsystems ist es, die Prozessrisiken in der t äglichen Aufgabenwahrnehmung zu
minimieren bzw. zu vermeiden. Der Fokus liegt hierbei in den Bereichen, die vom strategi-
schen Management vorgegeben werden.  Diese Zielvorgaben und Entscheidungen sind Vo-
raussetzung für die Leistungserbringung, die Überwa chung und Steuerung auf operativer
Ebene und bedingen somit einen effektiven Regelbetr ieb, welcher im Umkehrschluss wiede-
rum zur Erreichung der strategischen Ziele unerlässlich ist.

 Abbildung 1: Einordnung IKS - Strategische und Operative Ebene

Innerhalb der Ebenen agieren die Führungskräfte in unterschiedlicher Intensität. Sie wenden
verschiedene Instrumente an, liefern für die System atisierung den notwendigen Input, opti-

3

mieren für sie relevante Aspekte innerhalb ihres Ve rantwortungsbereiches und sind verant-
wortlich für die Partizipation der Bediensteten.
Beim IKS geht es folglich nicht darum, Risiken im S inne einer strategischen Frühaufklärung
(schwache Signale) zu identifizieren. Dies ist Aufg abe des Controllings im Rahmen eines
übergreifenden Risikomanagements. Vielmehr geht es um die Identifizierung und Minimie-
rung von operativen Prozessrisiken bei der tägliche n Aufgabenwahrnehmung, um ein recht-
mäßiges und wirtschaftliches Verwaltungshandeln zu gewährleisten.

IKS ist nicht neu in der Verwaltung, sondern Bestandteil des Führungshandelns:

 Interne Kontrolle ist Bestandteil von Führung:
Es ist die Aufgabe jeder Führungskraft, die in ihre r Verantwortung stehenden Prozesse
rechtskonform und wirtschaftlich zu gestalten sowie  die Aufgabenwahrnehmung zu kontrol-
lieren. Sie sind somit für das IKS in ihrem jeweili gen Organisationsbereich zuständig. Dies
wird an verschiedenen Stellen in der Stadtverwaltung bereits hervorgehoben:
 Die Führungsleitlinien 5 der Stadt Leipzig fordern: „…Wir (Führungskräfte) geben kla-
re, erreichbare Ziele vor, unterstützen und kontrollieren die Zielerreichung…“
 Auch die Allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisung  (AGA) und die Dienstanwei-
sung „Anti-Korruptions-Konzept“ betonen die Notwendigkeit der stetigen Kontrolle;
Auszug aus der AGA: „…Im Rahmen dieser Verantwortun g müssen sie … Erfolgs-
kontrolle ausüben, … im gesetzlich vorgegebenen Rah men das Mehr-Augen-Prinzip
sicherstellen…“
 Ein Internes Kontrollsystem unterstützt Führung:
Ein Internes Kontrollsystem ist kein Selbstzweck. E in IKS unterstützt die Führungskräfte da-
bei, ihre Prozess- und Risikoverantwortung wahrzune hmen und dies nachweislich zu doku-
mentieren.

In jedem Bereich der Stadtverwaltung werden bereits  Methoden und Instrumente zur
Kontrolle genutzt.  In einigen Ämtern gibt es explizite Vorgaben. Ange sichts der unter-
schiedlichen Aufgaben in der Stadtverwaltung können  jedoch einzelne Instrumente oder
Vorgaben zur Kontrolle nur eingeschränkt miteinande r verglichen oder gar angeglichen wer-
den.
Handlungsbedarf aus Sicht der Verwaltungsführung  besteht darin, die unterschiedlichen
Methoden und Instrumente in eine Systematik für die Stadtverwaltung zu bringen und gleich-

5 „Wir – für die Stadt! Führungsleitlinien der Stadt Leipzig“

4

zeitig die Einhaltung von Grundprinzipien der Kontr olle sowie die Umsetzung fachunabhän-
giger Anforderungen kritisch zu hinterfragen und ggf. zu verbessern. Die Verwaltungsführung
setzt dabei mit ihrer Vorbildfunktion in Bezug auf das interne Kontrollsystem die entspre-
chenden Grundlagen. 6 Auch der Stadtrat will die Wirksamkeit der Kontrol le stärken und hat
die Verwaltung mit Beschluss Nr. VI-A-03534 vom 12. 04.2017 beauftragt, ein Internes Kon-
trollsystem (IKS) zu etablieren.

Mit dem Internen Kontrollsystem werden folgende Ziele verbunden:
 Sicherung eines rechtmäßigen Verwaltungshandelns /  pflichtgemäße Ermes-
sensausübung
 Vermögensschutz / Verhinderung und Aufdeckung von Vermögensschädigungen 7
 zielgerichtete, effiziente, stetige Aufgabenerfüll ung (Sparsamkeit / Effizienz)
 Schutz von Leib und Leben / Fürsorge / Vorsorge ge genüber den Bürgern
 Gleichbehandlung / Korruptionsprävention
 Integrität (Korrektheit)
 Vertraulichkeit
 Fürsorgepflichten gegenüber den Bediensteten (Unte rstützung und Sicherheit für die
Führungskräfte, Schutz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter)

6 vgl. IDW PS 261 n. F. Tz. 30
7 vgl. IDW PS 261 n.F. Tz. 19

5

2 Definition „Internes Kontrollsystem (IKS)“ aus Si cht der Stadtverwaltung
In der Stadtverwaltung Leipzig gibt es bereits zahlreiche prozessunabhängige und prozessin-
tegrierte IKS-Komponenten. Unter Berücksichtigung d ieser Komponenten soll für die Stadt-
verwaltung Leipzig ein ganzheitliches prozessbezoge nes Internes Kontrollsystem systemati-
siert, optimiert und dokumentiert werden. Das IKS bezieht sich dabei nicht ausschließlich auf
die Rechnungswesen-bezogenen Prozesse, sondern bein haltet auch Maßnahmen für Ver-
waltungsprozesse, die eine IKS-Relevanz aufweisen.
Die Weiterentwicklung des Internen Kontrollsystems erfolgt auf 3 Ebenen:

Abbildung 2: Weiterentwicklung des Internen Kontrollsystems der Stadtverwaltung

 1. Ebene –  Systematisierung, Optimierung und Dokumentation vor handener IKS-
Komponenten:
Einen wesentlichen Baustein für das IKS der Stadtverwaltung bildet die Systematisierung
und Optimierung bereits vorhandener prozessintegrie rter IKS-Maßnahmen, die sich der-
zeit verstärkt auf den Finanzbereich konzentrieren. Diese sollen optimiert, ggf. vereinheit-
licht und – soweit sinnvoll – auf andere Bereiche ü bertragen werden. Nicht jede Maß-
nahme eignet sich für alle Bereiche (z.B. Massenver fahren; Erfüllung weisungsfreier Auf-
gaben). Sie können jedoch als „Hilfestellung“ bzw. im Sinne des Wissensmanagements
anderen Organisationseinheiten als Beispiele dienen.

6

Folgende beispielhafte Maßnahmen sind in der Stadtverwaltung Leipzig bereits installiert.
Es wurde keine Bewertung der einzelnen Maßnahmen vorgenommen.
• Organisatorische Maßnahmen:
Regelungen (Dienstanweisungen, interne Arbeitsanwei sungen); Befugnis-
Regelungen (z.B. in Stellenbeschreibungen); Organig ramme; Prozessbeschreibun-
gen (verbal, grafisch); Funktionstrennungen, Vier-A ugen-Prinzip, Qualitätsmanage-
mentsysteme, Vorgangskontrollsystem, interne Checklisten
• Technische Maßnahmen:
Berechtigungskonzepte in IT-Verfahren, Prüfroutinen, Software-Kontrollmechanismen
(explicit controls, embedded controls), Workflows in Anwendungen

Als Anlage 1 ist eine zusammengefasste Maßnahmen-Üb ersicht beigefügt, die sich aus
den vorhandenen IKS-Maßnahmen der Organisationseinh eiten ergibt und welche zur
Orientierung bei der Auswahl geeigneter Maßnahmen behilflich sein kann.

 2. Ebene - Projekte mit IKS-Bezug:
Derzeit bereits in Umsetzung befindliche sowie neue  Projekte fördern das Thema IKS
bzw. bedienen das IKS. Diese Projekte werden unter Federführung des jeweiligen Fach-
amtes umgesetzt.
Zu den Projekten mit IKS-Bezug gehören beispielsweise
- Zentraler Rechnungseingang
- Digitalisiertes Anordnungswesen
- E-Vergabe.
Ein wesentlicher neuer Baustein ist der Aufbau eine r Zentralen Vertragsdatenbank  zur
Erfassung und Bewertung von Vertrags- und Leistungsbeziehungen.

 3. Ebene – Detaillierte IKS-Betrachtung für priorisierte Aufgabenbereiche/Prozesse
Neben der Systematisierung und Optimierung bereits vorhandener IKS-Komponenten ist
für priorisierte Aufgabenbereiche eine detaillierte  Analyse der IKS-relevanten Prozesse
vorgesehen. Diese Untersuchung erfolgt auf der Grun dlage einer risiko-orientierten Be-
trachtung.

7

 Weiterentwicklung des Prozessmanagements:
Da innerhalb des IKS die Betrachtung prozessualer R isiken im Mittelpunkt steht, ist das
Prozessmanagement eine Grundlage für die Optimierun g des IKS. Das Interne Kontroll-
system muss in das städtische Prozessmanagement 8 integriert werden, um eine kontinu-
ierliche Steuerung und Überwachung der Prozesse zu gewährleisten. Ziel ist u.a. die
Etablierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP).

8 siehe auch Vorlage VI-DS-05085 „Methodik des städtischen Prozessmanagements“

8

3 Vorgehensmodell für das IKS – 5 IKS-Schritte
Für die Optimierung und Weiterentwicklung des Inter nen Kontrollsystems wurde ein Vorge-
hensmodell entwickelt, welches in 5 IKS-Schritten  umgesetzt wird. Dabei wird der erste
Schritt verwaltungsweit in allen Organisationseinheiten durchgeführt. Parallel dazu erfolgt die
Priorisierung IKS-relevanter Aufgabenbereiche, welc he die Basis für die weiteren IKS-
Schritte 3 bis 5 bilden.

Abbildung 3: 5 IKS-Schritte
Damit erfolgt die Systematisierung des IKS in Anleh nung an das COSO-Modell als aner-
kannter Prüfrahmen für IKS 9. Die 5 Komponenten nach dem COSO-Modell spiegeln s ich in
der Gesamtkonzeption des IKS wider:
• Kontrollumfeld:  IKS-Schritte 1und 2 (Punkt 3 der Konzeption)
• Risikobeurteilung: IKS-Schritte 3 und 4 (Punkt 3 d er Konzeption)
• Kontrollaktivitäten: IKS-Schritt 5 (Punkt 3 der Ko nzeption)
• Information und Kommunikation:  Berichterstattung (Punkt 5 der Konzeption)
• Überwachungsaktivitäten: Sachbearbeiter/-innen IKS
 (Punkt 4 der Konzeption).

9 vgl. Prüfstandard 982 des Instituts der Wirtschaftsprüfer – IDW PS 982

9

3.1 IKS-Schritt 1: Kontrollumfeld prüfen
Das Kontrollumfeld ist das „Fundament“ eines IKS un d stellt den Rahmen dar, innerhalb
dessen die Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen zum IKS eingeführt und angewendet
werden. Das Kontrollumfeld beeinflusst wesentlich d as Kontrollbewusstsein der Bedienste-
ten. Ein günstiges Kontrollumfeld ist Voraussetzung für die Wirksamkeit des IKS. 10
Ziel:   Prüfung der IKS-Grundlagen im betrachteten Aufgabenbereich anhand einer
Checkliste
Fokus:  IKS-Grundlage für alle Organisationseinheit en der Stadtverwaltung (Dezernat,
Amt/Referat, Abteilung, Sachgebiet) schaffen
Vorgehen:
Um diesen IKS-Schritt verwaltungsweit durchzuführen , wurde eine Checkliste  mit vier The-
menfeldern entwickelt (Anlehnung an COSO-Modell). J edes Themenfeld enthält spezifische
Fragen, deren „Erfüllungsgrad“ von den Führungskräften zu beantworten ist. Die Führungs-
kräfte dokumentieren mit der Bearbeitung der Checkl iste, dass sie ihren Kontrollpflichten
nachkommen. Dies dient sowohl dem Schutz der Führun gskräfte, als auch dem Schutz der
Bediensteten.
Die Checkliste ist wie folgt strukturiert:

Abbildung 4: Checkliste zum IKS-Schritt „Kontrollumfeld prüfen“

10  vgl. IDW PS 261 n. F. Tz. 30

10

Die Checkliste ist der Konzeption als Anlage 2 beigefügt.
Bei der Bearbeitung der Checkliste ist der Rahmen f ür die Wahrnehmung der Aufgaben im
Zuständigkeitsbereich der Führungskraft dahingehend  zu analysieren, ob und welche Me-
thoden und Maßnahmen zur Kontrolle etabliert sind. Anhand grundlegender Fragen werden
Maßnahmen zur Stärkung der Kontrolle mit hoher Breitenwirkung herausgearbeitet.
Bereits etablierte IKS-Maßnahmen werden erfasst, gg f. weiterentwickelt und auf „Übertrag-
barkeit“ auf andere Organisationseinheiten geprüft.
Eine Tiefenanalyse des betrachteten Bereichs anhand von Prozessmodellen oder ähnlichem
erfolgt hier nicht.
Die Checkliste wird allen Führungskräften als Instr ument zur Überprüfung des Kontrollumfel-
des zur Verfügung gestellt. Es werden Einführungsve ranstaltungen angeboten, in denen
Zweck und Inhalt der Checkliste vermittelt werden. Bei der ersten Bearbeitung der Checkliste
werden die Führungskräfte im Rahmen von Beratungsge sprächen
 durch die zentralen IKS-
Sachbearbeiter/-innen unterstützt.
Ergebnis des IKS-Schrittes 1 ist sowohl die ausgefü llte und ggf. mit Maßnahmen untersetzte
Checkliste als auch die Beschreibung der in der Org anisationseinheit zu erfüllenden Aufga-
benbereiche.
Die Checkliste ist ein verpflichtendes Arbeitsinstrument der Führungskräfte, das im Zuge der
Systematisierung des IKS eingeführt wird. Die Einfü hrung ist eine wichtige Voraussetzung
dafür, dass auf Basis eines einheitlichen Verständn isses essentielle Grundlagen des IKS in
allen Verwaltungseinheiten vorgehalten werden.

3.2 IKS-Schritt 2: Priorisierung vornehmen
Ziel:   Auswahl IKS-relevanter Aufgabenbereiche
Fokus:  Priorisierung von Aufgabenbereichen anhand festgelegter Kriterien (Auswahl
z.B. anhand des Finanzvolumens oder der Schlüsselprodukte)
Vorgehen:
IKS-Schritt 2 erfolgt parallel  zur Umsetzung von Schritt 1. Dabei wird festgelegt, welche Auf-
gabenbereiche für die weitere IKS-Prüfung relevant sind.
Da nicht alle Prozesse der Stadtverwaltung IKS geprüft sein müssen, ist eine entsprechende
Priorisierung der Aufgabenbereiche und Prozesse erf orderlich. Im Rahmen dieses IKS-
Schrittes werden deshalb Kriterien für die Auswahl ausgearbeitet, um eine entsprechende
risiko-orientierte Priorisierung vornehmen zu können.

11

Die Auswahlkriterien und die Ergebnisse der Prioris ierung werden nach erfolgter
Feinkonzeption der DB OBM in einer folgenden Vorlage zur Bestätigung vorgelegt.
Mit Unterstützung der zentralen IKS-Sachbearbeiter/-innen werden gemeinsam mit den Füh-
rungskräften die wesentlichen Prozesse, mit denen d ie Leistungen in den fokussierten Auf-
gabenbereichen erarbeitet bzw. die Ziele erreicht werden, identifiziert.
Die identifizierten Prozesse werden zunächst auf Ebene der Prozesslandkarte im Geschäfts-
prozessmanagement-Tool ADONIS dargestellt. Bei Beda rf werden die Prozesse bereits mo-
delliert.
Im Ergebnis des IKS-Schrittes 2 liegen Prozesslandkarten mit den IKS-relevanten Prozessen
der priorisierten Bereiche vor:

Abbildung 5: Prozesslandkarte der IKS-relevanten Prozesse

3.3 IKS-Schritt 3: Prozessrisiken identifizieren
Ziel:   Identifikation und Charakterisierung von Er eignissen oder Umständen, die
geeignet sind, die Zielerreichung im betrachteten Prozess nennenswert zu be-
hindern oder zu verhindern
Fokus:  im IKS-Schritt 2 festgelegte Aufgabenbereic he bzw. Prozesse
Vorgehen:
Die im IKS-Schritt 2 identifizierten Prozesse werde n mit den Prozessverantwortlichen analy-
siert und ggf. optimiert.
In Workshops sollen dann mit den Führungskräften di e Risiken zu den IKS-relevanten Pro-
zessen identifiziert, beschrieben, analysiert und bewertet werden.
Gegebenenfalls werden prozessuale Risikokategorien gebildet. Risikokategorien und Bei-
spiele zur Orientierung können sein:

12

- Fehler (z.B. fehlerbehaftete, unbeabsichtigte Hand lungen, nicht geregelte Pro-
zesse, Fehlfunktion der IT)
- Manipulation (z.B. schädigende, absichtliche Handl ungen, Vorteilsnahme, Beste-
chung)
- Verfügbarkeit von Ressourcen (z.B. nicht ausreiche nd Sachmittel oder Personal,
ungeeignete örtliche Bedingungen)
- Andere Akteure (z.B. Risiken anderer Organisations einheiten, fehlende Mitwir-
kung des Antragstellers, Minderleistung durch Vertragspartner)

Die Risiken werden am Prozess(-schritt) im Geschäft sprozessmanagement-Tool ADONIS
dokumentiert:

Abbildung 6: Tabelle „Risiko-/Kontrollzuordnung“ in ADONIS

3.4 IKS-Schritt 4: Zielabweichungen abschätzen
Ziel:  Abschätzung, welche Ziele in welchem Umfang nicht erreicht werden, falls die
im IKS-Schritt 3 identifizierten Risiken eintreten
Fokus:  Konsequenzen bei Risikoeintritt (Zielabweic hung)
Vorgehen:
Bei den im IKS-Schritt 3 identifizierten Risiken wi rd nun eingeschätzt, mit welcher Wahr-
scheinlichkeit diese eintreten und welche Auswirkungen der Eintritt des Risikos hat.
Die Zielkategorien werden in einem Bewertungsraster  in jeweils drei Stufen ausgeprägt, z.B.
niedrig bis mittel, hoch und sehr hoch. Mit zunehme nder Erfahrung aus der Anwendung des
IKS-Schrittes werden hierfür Beispiele zusammengest ellt. Zielkategorien zur Orientierung
sind die unter Punkt 1 definierten Ziele.

13

Ergebnis des IKS-Schrittes 4 ist die Bewertung der identifizierten Risiken nach Eintrittswahr-
scheinlichkeit und Auswirkung (z.B. Schadenshöhe) i n Form einer Risikolandkarte oder Risi-
ko-Kontrollmatrix:

Abbildung 7: Beispiel einer Risiko-Kontrollmatrix

3.5 IKS-Schritt 5: Maßnahmen festlegen
Ziel:   Festlegung von Maßnahmen, die geeignet sind ,
o die Eintrittswahrscheinlichkeit der identifizierte n Risiken und /oder
o die Konsequenzen bei Risikoeintritt (Zielabweichun g)
zu verringern
Fokus:  Zielabweichungen bei den im IKS-Schritt 2 f estgelegten Aufgabenbereichen
bzw. Prozessen
Vorgehen:
Die Bewertung der Risiken (IKS-Schritt 4) bildet di e Grundlage für die Etablierung von Maß-
nahmen.
Innerhalb der Geschäftsprozesse sollen wirkungsvolle Maßnahmen oder Kontrollen installiert
werden, welche die Risiken reduzieren, transformier en oder vermeiden. Es kann auch der
Fall sein, dass Risiken bewusst getragen werden.
Maßnahme-Kategorien und Beispiele zur Orientierung können sein:
- Zusätzliche Maßnahmen (z.B. Umstrukturierungen, we itere Regelungen, Sensibi-
lisierung der Bediensteten)

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- Risiken übertragen (z.B. Versichern)
- Risiken hinnehmen, insbesondere bei geringer Eintr ittswahrscheinlichkeit / Ziel-
abweichung oder wenn keine zusätzlichen Maßnahmen denkbar bzw. Aufwand
und Nutzen in keinem angemessenen Verhältnis stehen
Die Dokumentation der Maßnahmen am Prozess(-schritt) erfolgt in ADONIS:

Abbildung 8: Prozess mit Risiko- und Kontroll-Darstellung

Grundsätzlich muss jede Organisationseinheit selbst die Entscheidung treffen, ob angesichts
der identifizierten Risiken und daraus drohender Ko nsequenzen Maßnahmen ergriffen wer-
den und wenn ja, welche. Die Entscheidung ist nachweislich zu dokumentieren.
Risiken mit hoher oder sehr hoher Eintrittswahrsche inlichkeit bei gleichzeitig hoher
oder sehr hoher Zielabweichung unterliegen dabei ei ner besonderen Beobachtung
und zentralen Berichterstattung (u.a. bzgl. der zu ergreifenden Maßnahmen) durch die
IKS-Sachbearbeiter/-innen.
11
Die IKS-Sachbearbeiter/-innen verfügen über den erf orderlichen Gesamtüberblick, der ggf.
notwendige Vergleiche innerhalb der Stadtverwaltung ermöglicht. Es werden generelle Emp-
fehlungen zur Ableitung, Umsetzung und Evaluation v on Maßnahmen aufgezeigt. Beispiele
liefern hierbei bereits etablierte IKS-Maßnahmen (v gl. Ziffer 2), deren Anwendung sich in
anderen Organisationseinheiten als IKS-Maßnahme bewährt hat.
Entscheidungen von Organisationseinheiten, die bei vergleichbaren Risiken / Konsequenzen
erheblich von Maßnahmen anderer Bereiche abweichen,  sind durch die IKS-
Sachbearbeiter/-innen im Rahmen der Berichterstattu ng anzuzeigen. Zudem wird die Um-
setzung von wesentlichen organisationsübergreifende n Verbesserungsmaßnahmen zentral
über die Berichterstattung kontrolliert.

11  IKS ist ein Element des Risikomanagements (vgl. Ziffer 1 der Vorlage, Abbildung 1). Bei drohenden Risiken von
Bedeutung ist zu handeln.

15

Im Ergebnis der 5 IKS-Schritte  sind
 mit der Checkliste die generellen Maßnahmen im Umf eld einer Organisationseinheit
und
 im Geschäftsprozessmanagement-Tool ADONIS (Prozess portal) die Risiken und Steue-
rungsmaßnahmen (Kontrollen) zu den relevanten Aufgabenbereichen / Geschäftsprozes-
sen
umfassend dokumentiert  und von den Organisationseinheiten im Rahmen ihres  Aufgaben-
bereiches abrufbar.

4 Vorgehensweise zur Umsetzung
4.1 Projektphasen
Die Konzeption und ganzheitliche Systematisierung d es Internen Kontrollsystems erfolgt in
drei Projektphasen:

Abbildung 9: Projektphasen

Für die Umsetzung wurden zwei Stellen bestätigt. Di ese sind derzeit im Hauptamt verortet
und verantworten die in diesem Konzept festgelegte Vorgehensweise für die gesamte Ver-

16

waltung. Die zentralen IKS-Sachbearbeiter/-innen ge währleisten ein einheitliches und stan-
dardisiertes Vorgehen in der Verwaltung bei der Durchführung der 5 IKS-Schritte.
Die bestehende Projektgruppe  aus Vertretern aller Dezernate soll weitergeführt werden. Die
Dezernatsvertreter fungieren hier als Multiplikator en in die Fachämter, sind Ansprechpartner
für die Führungskräfte in den jeweiligen Organisati onseinheiten und wirken an der Fort-
schreibung des IKS-Konzeptes mit.
Eine erfolgreiche Umsetzung hängt maßgeblich von de r Vertrauens- und Fehlerkultur in der
Verwaltung ab. Ein entsprechendes Bewusstsein in di esem Themenbereich muss durch In-
formationsveranstaltungen und Schulungen bei allen Führungskräften und auch bei den Be-
diensteten geschaffen werden. Um IKS wirksam umzuse tzen, muss die Bereitschaft vorhan-
den sein, über den eigenen Anspruch und den persönlichen Umgang mit Fehlern sowie über
eigene Voraussetzungen nachzudenken und Reflexion z uzulassen. Zu diesem Themenfeld
werden bereits Schulungen vom Personalamt angeboten , die ggf. im laufenden Umset-
zungsprozess weiter auszubauen sind.
Wie bereits einleitend ausgeführt, unterstützt ein wirksames IKS die Führungskräfte bei der
Wahrnehmung ihrer Führungsaufgabe. Kontrollmechanis men schaffen die notwendige
Transparenz, schützen die Anwender und führen zu ei ner höheren Akzeptanz bei internen
und auch externen Partnern. Hierdurch wird ein Mehrwert für alle Beteiligten erreicht.
Die Projektphase 1 (Konzeption, Erprobung und Planung) ist mit Bestätigung des Konzeptes
„Internes Kontrollsystems (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“ in der DB OBM abgeschlos-
sen. In der sich anschließenden Projektphase 2 (Pil otierung, Implementierung und Doku-
mentation) werden nun die 5 IKS-Schritte durchgeführt.

17

4.2 Umsetzung
Die 5 IKS-Schritte wurden in einer Erprobungsphase in sieben Bereichen der Verwaltung
anhand je eines Beispiels getestet. Dabei hat es si ch als nicht zweckmäßig herausgestellt,
zunächst in einigen wenigen Bereichen ein komplette s IKS bis auf Ebene von Prozess-
Schritten auszubauen, während andere Bereiche in den nächsten Jahren gar nicht betrachtet
werden. Zielführender ist es, die Grundprinzipien eines IKS (entspricht den 4 Themenfeldern
des IKS-Schrittes 1 „Kontrollumfeld prüfen“) flächendeckend in der Stadtverwaltung – also in
jeder Organisationseinheit – entsprechend auszugest alten. Die Betrachtung der Prozess-
ebene hinsichtlich einzelner Risiken ist erst dann sinnvoll, wenn das Kontrollumfeld ange-
messen ausgestaltet ist.
Die Implementierung der 5 IKS-Schritte erfolgt deshalb in zwei Umsetzungsstufen:

1. Umsetzungsstufe
In der ersten Umsetzungsstufe liegt der Fokus auf dem IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“,
welcher in allen Organisationseinheiten (bis auf Sa chgebietsebene) durchgeführt wird sowie
IKS-Schritt 2 „Priorisierung durchführen“, um die w eitere Umsetzung auf priorisierte Aufga-
benbereiche zu fokussieren.

Abbildung 10: Inhalt der 1. Umsetzungsstufe
Begonnen wird mit den Querschnittsdezernaten Allgem eine Verwaltung und Finanzen, es
folgen schrittweise die Fachdezernate.
Mit der Umsetzung dieser Stufe wird die größte Breitenwirkung eines IKS erreicht, in dem mit
der Checkliste IKS-Basismaßnahmen für alle Organisa tionseinheiten der Stadtverwaltung
(ca. 500)
12  angewendet werden.

12  40 Ämter und Referate, ca. 120 Abteilungen, ca. 360 Sachgebiete

18

Der Umsetzungszeitraum ist von III/2019 bis III/202 0 avisiert. Durch die beiden IKS-
Sachbearbeiter/-innen wird eine parallele Unterstüt zung in mehreren Organisationseinheiten
gewährleistet.
Die Maßnahmen der 1. Umsetzungsstufe sind Grundlage eines funktionierenden IKS. Sofern
das Kontrollumfeld angemessen ausgestaltet ist (IKS -Schritt 1) und durch die Priorisierung
eine entsprechende Auswahl der zu betrachtenden Auf gabenbereiche (IKS-Schritt 2) getrof-
fen wurde, kann die eigentliche IKS-Prüfung (IKS-Sc hritte 3 bis 5) für die priorisierten Aufga-
benbereiche erfolgen.

2. Umsetzungsstufe
In der zweiten Umsetzungsstufe werden die IKS-Schri tte 3 bis 5 in den priorisierten Berei-
chen durchgeführt.

Abbildung 11: Inhalt der 2. Umsetzungsstufe
Im Fokus der zweiten Umsetzungsstufe stehen entspre chend der durch die DB OBM bestä-
tigten Auswahlkriterien die priorisierten Aufgabenbereiche . Einen möglichen Ansatz stel-
len die Schlüsselprodukte  dar.
Daneben sollten entsprechend der Ausrichtung eines IKS Rechnungswesen-bezogene
Prozesse , z. B. der Prozess „Jahresabschluss“, sowie die mo dellierten und analysierten
Prozesse im Projekt „Zentrale Vertragsdatenbank“ betrachtet werden.
Die Stadtkasse 13  und die Stadtkämmerei 14  sind deshalb Pilotanwender. Die Querschnittspro-
zesse dieser beiden Ämter wirken in alle Organisationseinheiten der Verwaltung.

13  Produkt 111302 – Kassen- und Rechnungswesen, Vollstreckung
14  Produkte 111301 - Haushalts- und Finanzmanagement, 111303 - Veranlagung von Steuern und steuerlichen
Nebenleistungen, 611001 - Steuern, allgemeine Zuweis ungen, allgemeine Umlagen, 612001 - Sonstige allgeme i-
ne Finanzwirtschaft

19

Sofern sich bei der Bearbeitung der Checkliste im I KS-Schritt 1 kurzfristig Handlungsbedarf
in bestimmten Aufgabenbereichen ergibt, der eine Pr üfung nach den IKS-Schritten 3 bis 5
erforderlich macht, werden diese vorgezogen. Eine gewisse Flexibilität bei der Ausgestaltung
des IKS ist gegeben.
Der Beginn der Umsetzungsstufe 2 ist abhängig vom U msetzungsstand der Stufe 1 und soll
voraussichtlich im IV. Quartal 2019 mit den entsprechenden Pilotbereichen beginnen.

Die geplante Umsetzung zeigt zusammenfassend die nachfolgende Grafik:

Abbildung 12: Prozess zur Umsetzung des IKS in der Stadtverwaltung

20

4.3 Ressourcenabschätzung
Eine Ressourcenabschätzung kann derzeit nur für die  Umsetzung des IKS-Schrittes 1 „Kon-
trollumfeld prüfen“ erfolgen.
Der Zeitbedarf für die erste Beschäftigung mit dem Thema IKS über die erstmalige Bearbei-
tung der Checkliste bis zur Abstimmung der Maßnahme n zur Verbesserung des Kontroll-
rahmens mit der übergeordneten Führungskraft wird insgesamt mit ca. 8 Stunden über einen
Zeitraum von einigen Wochen eingeschätzt. Hierbei w ird auf eine Führungskraft auf Ebene
der Sachgebietsleitung bzw. Abteilungsleitung in einem großen Amt abgestellt.
Mit den im Konzept beschriebenen 5 IKS-Schritten wird ein Ablauf für die Verwaltung festge-
legt, der den Führungskräften eine effektive Prüfun g ihrer Prozesse anhand von Checklisten
und Kriterienkatalogen ermöglicht und so mehr Sicherheit und Transparenz schafft.
Die Entwicklung und Umsetzung fehlender IKS-Maßnahmen ist gesondert zu betrachten und
erfordert weitere Ressourcen. Dies gilt auch für di e Überwachung der Umsetzung der Maß-
nahmen. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um neu e bzw. zusätzliche Aufgaben, die sich
aus dem Ausbau eines Internen Kontrollsystems ergeb en. Es ist Aufgabe einer jeden Füh-
rungskraft Kontrollen durchzuführen. Neu ist die Ar t und Weise der Dokumentation der Kon-
trollmaßnahmen.
Nach 12 Monaten soll die Checkliste erneut bearbeitet werden. Hierbei wird auf dem vorheri-
gen Bearbeitungsstand aufgebaut. Im Wesentlichen we rden Änderungen der Rahmenbedin-
gungen oder im zurückliegenden Zeitraum aufgetreten e Fehler zu analysieren sein. Der
Zeitbedarf für die Bearbeitung der Checkliste ist entsprechend deutlich geringer.
Im Rahmen der Vorbereitungen zur Bearbeitung der Ch eckliste beschäftigt sich jede Füh-
rungskraft auch mit den Aufgabenbereichen. Insofern  wird hier die Grundlage für die Durch-
führung des IKS-Schrittes 2 gelegt.
Für die weiteren IKS-Schritte 3 bis 5 kann keine al lgemeingültige Ressourcenabschätzung
erfolgen. Diese ist abhängig von der Anzahl und Kom plexität der zu betrachteten Aufgaben-
bereiche / Prozesse je Organisationseinheit.

21

5 Berichterstattung zum IKS
„Da ein internes Kontrollsystem – Aufbau, Betrieb, Optimierung des Systems – Führungsauf-
gabe ist, ist eine stetige Rückkopplung zwischen Ve rwaltungsführung und der dezentral ver-
antwortlichen Führungskraft notwendig.“ 15  Auch im COSO-Modell ist die Information der Lei-
tung ein wesentliches Element.
Insofern erfolgt eine Berichterstattung zur Verwalt ungsführung und zum Stadtrat im Sinne
des Stadtratsbeschlusses VI-A-03534 vom 12.04.2017.  Die Berichte werden durch die bei-
den zentralen IKS-Sachbearbeiter/-innen erstellt.
Zum IKS wird an den Stadtrat jährlich in kompakter Form berichtet. Die Berichterstattung
erfolgt:
 über die Systematik, den Umsetzungsfortschritt und  über Anpassungen, die sich ggf. aus
der laufenden Umsetzung ergeben haben
 als zusammenfassende Gesamtauswertung der vier The menfelder der Checkliste zum
IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“: Grundsätzlich erfolgt keine Einzelauswertung, son-
dern es wird über Maßnahmen, die verwaltungsweit etabliert werden, sowie organisati-
onsübergreifende Maßnahmen berichtet. Die Themenfelder sprechen insbesondere die
Dienstleistungen der Querschnittsbereiche der Verwaltung an und sind deshalb wichtige
Voraussetzung für eine effektive interne Kontrolle in den Fachämtern. Von den IKS-
Sachbearbeitern/-innen erfolgt keine fachliche Beurteilung der einzelnen Maßnahmen.
Die inhaltliche Verantwortung liegt im Fachamt.
Mit der Durchführung der IKS-Schritte 3 bis 5 (2. Umsetzungsstufe) wird die Berichterstat-
tung entsprechend erweitert.

Abbildung 13: Einordnung IKS-Berichterstattung

15  aus KGSt-Bericht Nr. 8/2014, Ziffer 2.2

22

Anlage 1 zum Konzept
„Internes Kontrollsystems (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“
 - Vorhandene IKS-Maßnahmen -

 1

Katalog „Allgemeine IKS-Maßnahmen“

Prozessintegrierte Organisatorische Sicherungsmaßnahmen
 Dienstanweisungen, Arbeitsanweisungen, Handlungsan weisungen, interne Regelun-
gen, Leitlinien, Handbücher
 Arbeitsplatzbeschreibungen
 Befugnisregelungen (Bsp.: Anordnung, Feststellung,  Unterschriften, Auszahlung)
 Vertretungsregelungen/Vertretungsübersicht
 Funktionstrennungen
 4-Augen-Prinzip
 Prozessbeschreibungen, -modellierungen
 Rollen- und Berechtigungskonzept/Festlegung von Zu griffsrechten
 Sicherheitskonzept
 Schutzkonzept
 Organigramme
 Coaching, Training (Umgang mit Bürgern, Gefahren, besonderen Situationen)
 Dokumente zur Nachweisführung
 Dokumente/Übersichten zur Sicherung und Kontrolle der korrekten Aufgabenwahr-
nehmung (Aufgabenpläne, Maßnahmepläne, Dienstpläne, Personaleinsatzpläne, Ter-
minpläne, Wiedervorlagelisten, Leistungsdokumentationen, Berichte, Statistiken)
 Festlegung und Dokumentation von Standards, Verfah rensabläufen, Vorgaben in Be-
zug auf die Aufgabenwahrnehmung
 Einarbeitungsplan für neue Bedienstete
 Fortbildungsmöglichkeiten, Fortbildungsmanagement
 Regelungen Informationsfluss
 Fallbesprechungen

Prozessintegrierte Kontrollen
 IT-gestützte/automatisierte Kontrollen/Sicherungsm aßnahmen (Bsp.: Eingabe- und Plausi-
bilitätskontrollen, Protokollierungen, Verarbeitungskontrollen, Workflows, logischer Zu-
griffsschutz)
 Automatisierte Kontrollberichte (Reports)
 Manuelle Kontrollen (Bsp.: Kassenprüfung Handkasse n, Belegkontrolle, Prozessüberwa-
chung, Stichproben, Überprüfen Aufgabenwahrnehmung entsprechend APB, Aktenkontrol-
le, Terminkontrolle, Kostenkontrolle, Kennzahlenkontrolle, Kontrolle Projekterfüllung, Prü-
fung und Wartung von Systemen/Geräten, Überwachung Fördermittel, Physische Verifizie-
rung von Beständen, Einzelfall-/Sonderprüfungen)
 Fristenkontrolle mittels Fristenbuch oder Vertrags controlling
 Überwachung Haushalt
• Haushaltsüberwachungsliste
• Kontrolle Haushaltskennzahlen
 Spezielle Kontrollinstrumente:
• Checklisten/Prüflisten/Fragebögen
• Risiko-Kontroll-Matrix
 Prüfplan (inhaltliche und terminliche Prüfplanung - prozessbezogen)
Anlage 1 zum Konzept
„Internes Kontrollsystems (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“
 - Vorhandene IKS-Maßnahmen -

 2

Spezielle Ämterbezogene Maßnahmen:
 Vorgangskontrollsystem
 Zentrales Vergleichsregister
 Jährlicher Aufgabenplan
 Audits durch Externe
 Qualitätsmanagementsystem
Anlage 2 zum Konzept
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ -
 1

1 Vorbemerkungen zur Checkliste
1.1 Struktur der Checkliste
Die Checkliste ist in die nachfolgend dargestellten Abschnitte untergliedert. Es wird emp-
fohlen, die angegebene Reihenfolge bei der Bearbeitung der Checkliste einzuhalten.

1.2 Vorbereitung zur Bearbeitung der Checkliste
Vor der Bearbeitung der Checkliste ist der Rahmen für die Wahrnehmung der Aufgaben
im betrachteten Bereich zu analysieren. Dieser Rahmen wird typischerweise durch ein
Organigramm, eine Liste der Aufgaben, die im betrachteten Bereich wahrzunehmen sind,
die zugehörigen (Schlüssel-)Produkte, durch Rechtsgrundlagen, Arbeits- oder Dienstan-
weisungen und durch Partner, mit denen bei der Aufgabenerledigung zusammenzuarbei-
ten ist, umrissen.
Beispiel

Anlage 2 zum Konzept
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ -
 2

Mit dem IKS werden verschiedene Ziele verbunden, die gleichzeitig auch Grundwer-
te/Normen des Verwaltungshandelns darstellen:
a. Sicherung eines rechtmäßigen Verwaltungshandelns  / pflichtgemäße Ermes-
sensausübung
b. Vermögensschutz / Verhinderung und Aufdeckung vo n Vermögensschädigungen
c. zielgerichtete, effiziente, stetige Aufgabenerfü llung (Sparsamkeit / Effizienz)
d. Schutz von Leib und Leben / Fürsorge / Vorsorge gegenüber den Bürgern
e. Gleichbehandlung / Korruptionsprävention
f. Integrität (Korrektheit)
g. Vertraulichkeit
h. Fürsorgepflichten gegenüber den Bediensteten (Un terstützung und Sicherheit für
die Führungskräfte, Schutz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter)

Innerhalb eines betrachteten Bereichs mit mehreren Aufgabengebieten können unter-
schiedliche Ziele von besonderer Relevanz sein. Die besondere Relevanz kann sich aus
den Rechtsgrundlagen, der Art der Leistungserbringung oder der Intensität der Zusam-
menarbeit mit anderen ergeben.
Beispiele
• Im Melde-, Pass- und Personalausweiswesen sind die  Ziele des normenkonformen
Handelns (durch Bundesrecht gebundenes Handeln), der Integrität (Meldedaten müs-
sen die Wirklichkeit korrekt wiedergeben) und der Vertraulichkeit (Kenntnisnahme von
Meldedaten nur durch berechtigte Stellen) von besonderer Relevanz.
• Beim Abschluss von Verträgen z.B. durch die Liegen schaftsverwaltung oder bei der
Zulassung und Zuweisung eines Standplatzes auf einem Spezialmarkt durch das
Marktamt sind die Ziele der pflichtgemäßen Ermessensausübung, der Gleichbehand-
lung / Korruptionsprävention und des Vermögensschutzes besonders hervorzuheben.
Bitte wählen Sie die für Ihre Aufgabengebiete zutreffenden besonders hervorzuhebenden
Ziele/Grundwerte aus, tragen Sie bitte jeweils das zugehörige (Schlüssel-)Produkt ein
(Produktnummer) und geben Sie bitte an, ob Prozess-Modellierungen vorliegen (Ja/Nein).
Bei der Angabe der Aufgabengebiete kann sich an den jeweiligen Produktleistungen ori-
entiert werden.
Produkt -
bezug
(Nr.)
Leistung/Aufgabenbereich

Besonders hervorzuhebende
Ziele/Grundwerte
Prozess -
Modellierung
vorhanden?
  Wählen Sie ein Element aus.

Wählen Sie ein Element aus.

Wählen Sie ein Element aus.

Wählen Sie
ein Element
aus.

Anlage 2 zum Konzept
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ -
 3

Produkt -
bezug
(Nr.)
Leistung/Aufgabenbereich

Besonders hervorzuhebende
Ziele/Grundwerte
Prozess -
Modellierung
vorhanden?
  Wählen Sie ein Element aus.

Wählen Sie ein Element aus.

Wählen Sie ein Element aus.
Wählen Sie
ein Element
aus.

  Wählen Sie ein Element aus.

Wählen Sie ein Element aus.

Wählen Sie ein Element aus.
Wählen Sie
ein Element
aus.

  Wählen Sie ein Element aus.

Wählen Sie ein Element aus.

Wählen Sie ein Element aus.
Wählen Sie
ein Element
aus.

Vor der Bearbeitung der Checkliste sollten alle vorgenannten Informationen hinreichend
detailliert und aktuell zusammengestellt werden. Sofern eine Prozesslandkarte für den
betrachteten Bereich vorliegt, sollte auch diese hinzugezogen werden.
Zudem ist es von sehr hoher Wichtigkeit, dass sich vor der Bearbeitung der Checkliste im
Rahmen eines Beratungsgespräches
 bereits intensiv mit den einzelnen Fragestellungen
vertraut gemacht wird, um gegebenenfalls die zur Beantwortung erforderlichen Informati-
onen vorab zusammenzutragen.
1.3 Maßnahmen zur Verbesserung des Kontrollrahmens
Die Bearbeitung der Checkliste zielt darauf ab, bestehende Methoden und Instrumente
zur Kontrolle im betrachteten Bereich kritisch zu hinterfragen und Maßnahmen zur Ver-
besserung des Kontrollrahmens abzuleiten.
Es steht grundsätzlich in der eigenen Verantwortung und auch im eigenen Interesse der
Führungskraft, dass die identifizierten Verbesserungsmaßnahmen auch umgesetzt wer-
den.
Nicht jede Verbesserungsmaßnahme wird jedoch durch eine Sachgebietsleitung oder
eine Abteilungsleitung allein zu bewerkstelligen sein. In einigen Fällen wird auch die Mit-
wirkung anderer Organisationseinheiten im Amt oder der Querschnittsämter (Hauptamt,
Personalamt, Rechtsamt, Stadtkämmerei, Stadtkasse) notwendig sein.
Anlage 2 zum Konzept
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ -
 4

Angesichts dieser Tatsachen und mit Blick auf die Gesamtverantwortung für ein Amt ist
die Amtsleitung, ggf. der Dezernatsbereich, in die Planung und Umsetzung von Verbesse-
rungsmaßnahmen einzubeziehen.
1.4 Dokumentation und Berichtswesen
Die Ergebnisse der Bearbeitung der Checkliste und die dazu angestellten Überlegungen
sollen nachvollziehbar dokumentiert werden.
Die abgeleiteten Maßnahmen zur Verbesserung des Kontrollrahmens sind ebenfalls zu
dokumentieren. Deren Umsetzung ist gesondert nachzuhalten.
Die Gesamtverantwortung für ein wirksames IKS liegt beim Oberbürgermeister. Die Bür-
germeister sind zuständig, dass ein geeignetes IKS eingerichtet ist und für die Überwa-
chung des IKS verantwortlich. Die Beigeordneten/ Amts-/ Abteilungs-/ Sachgebietslei-
tungen sind für das IKS in ihrem jeweiligen Organisationsbereich zuständig und haben
dafür Sorge zu tragen, dass die notwendigen Kontrollen durchgeführt werden.

Anlage 2 zum Konzept
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ -
 5

2 Checkliste „Kontrollumfeld prüfen“
2.1 Grundwerte, Kontroll- und Fehlerkultur
Für die Bearbeitung dieses Abschnitts sind zunächst die in der Allgemeinen Dienst- und
Geschäftsanweisung (AGA) allgemeingültig formulierten Grundwerte des Verwaltungs-
handelns (AGA Abschnitt 1.1) und Grundsätze des dienstlichen Verhaltens (AGA Ab-
schnitt 2.1) sowie die vorab identifizierten besonders hervorzuhebenden Ziele von Bedeu-
tung.
Zudem konkretisieren bzw. ergänzen besondere Dienstanweisungen (z.B. DA 17/2014
Verbot der Annahme von Vorteilen durch Bedienstete der Stadt Leipzig, DA38/2012 Anti-
Korruptions-Konzept) und Leitlinien (Führungsleitlinien, Leitlinie Informationssicherheit
und Datenschutz) sowie amtsinterne Regelungen/Arbeitsanweisungen die allgemeingülti-
gen Grundwerte der AGA.

Frage  1 - Grundwerte
Stellen Sie regelmäßig sicher, dass Ihre Bediensteten mit der AGA und den darin beschriebenen
allgemeingültigen Grundwerten sowie mit den ergänzenden Dienstanweisungen, Leitlinien und
amtsinternen Regelungen  vertraut sind?
☐ Ja ☐Teilweise ☐ Nein
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (vorhandene Maßnahmen).
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite-
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te).
Antworten
Besc hreibung vorhandener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente

Aufgabenliste (offene Maßnahmen)  erl.
• -
• -
• -
• -
☐
☐
☐
☐

Anlage 2 zum Konzept
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ -
 6

Frage  2 – Überprüfung der Einhaltung  der Grundwerte
Überprüfen Sie regelmäßig die Einhaltung der allgemeingültig formulierten Grundwerte der AGA
sowie der besonders hervorzuhebenden Ziele an Einzelfällen?

Beispiele
• Prüfung durch Mitzeichnung, Stichprobenprüfung, ab er auch Kontrolle der Umset-
zung/Einhaltung vorgegebener Schutzmaßnahmen
• Im Rahmen des Vorgangskontrollsystems des Ordnungs amts überprüft die für das Melde-,
Pass- und Personalausweiswesen zuständige Abteilungsleitung regelmäßig Stichproben be-
züglich des Verwaltungsakts „Bewilligung/Ablehnung des Antrages auf Auskunftssperre“.
• Für die Grundwerte des rechtmäßigen Verwaltungshan delns und der pflichtgemäßen Ermes-
sensausübung gibt die Bearbeitung von Widersprüchen regelmäßig Anlass, die Einhaltung
dieser Grundwerte bei der Bearbeitung generell zu überprüfen.
• Die Zulassung und Zuweisung eines Standplatzes auf  einem Spezialmarkt wird nicht durch
einen Bediensteten (allein) vorgenommen, sondern in einem mehrstufigen Verfahren mit
Gremienbeteiligung unter Mitwirkung der Führungskraft entschieden. Die regelmäßige Über-
prüfung ist im Bearbeitungsprozess integriert.
• Der Umgang mit Bürgern wird in regelmäßig stattfin denden Coachings überwacht und somit
der Grundwert der Bürgerfreundlichkeit berücksichtigt
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (Maßnahmen).
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite-
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te).
Antworten
Beschreibung vorhandener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente

Aufgabenliste (offene Maßnahmen)  erl.
• -
• -
• -
• -
☐
☐
☐
☐

Anlage 2 zum Konzept
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ -
 7

Das Hervorheben von Grundwerten, Festlegungen zu deren Schutz oder Überprüfungen
an Einzelfällen durch die Führungskraft können nicht ausschließen, dass Fehler gemacht,
Vorgaben nicht eingehalten oder Ziele nicht erreicht werden. Es liegt auch in der Verant-
wortung jedes einzelnen Bediensteten, mit Fehlern oder unerwünschten Ergebnissen an-
gemessen umzugehen. Der Führungskraft kommt hier die Aufgabe zu, die Fehlerkultur,
also die Art und Weise, wie mit Fehlern und deren Konsequenzen umgegangen wird, zu
gestalten. Dies ist eine große Herausforderung. Dennoch sollte in jedem Bereich die
Chance genutzt werden, aus Fehlern zu lernen (Fehlerkultur).
Frage  3 - Fehlerkultur
Wird regelmäßig gegenüber den Bediensteten kommuniziert, wie mit eigenen Fehlern oder mit
Fehlern anderer Bediensteter, von denen ein Bediensteter Kenntnis erlangt, umzugehen ist?

Beispiel:
• Anonymer Briefkasten
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (Maßnahmen).
Wie werden die vereinbarten Maßnahmen durchgesetzt?
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite-
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te).
Antworten
Beschreibung vorhandener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente

Aufgabenliste (offene Maßnahmen)  erl.
• -
• -
• -
• -
☐
☐
☐
☐

Anlage 2 zum Konzept
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ -
 8

2.2 Organisationsstruktur
Im zweiten Abschnitt sind die strukturellen Festlegungen zum betrachteten Bereich dahin-
gehend zu überprüfen, ob diese den grundsätzlichen Anforderungen eines IKS gerecht
werden. Es geht um die Frage, ob bzw. wie das Fehler- und Konfliktpotential, das einer
Aufgabenbearbeitung innewohnt, von vornherein eingedämmt und Kontrollen gleich in
den Bearbeitungsprozess integriert werden können.
Frage 4 – Organisatorische Regelungen
Sind die entsprechenden Zuständigkeiten, Vertretungsregelungen und die Befugnisse der Be-
diensteten für die zu erfüllenden Aufgaben im betrachteten Bereich (z.B. Entscheidung, Zeich-
nung, Anordnung, Feststellung, etc.) lückenlos, überschneidungsfrei und aktuell* in Arbeitsplatz-
beschreibungen oder sonstigen Regelungen festgelegt und dokumentiert?

Beispiele
• Im Rahmen einer Stellenneubesetzung wurde die zuge hörige Arbeitsplatzbeschreibung kürz-
lich auf Vollständigkeit geprüft und aktualisiert.
• Beim Ausfüllen dieser Checkliste fiel auf, dass ei nige Arbeitsplatzbeschreibungen mehr als 10
Jahre alt sind, obwohl dem Arbeitsplatzinhaber zwischenzeitlich weitere Aufgaben übertragen
und Rechtsgrundlagen geändert wurden.
• Beim Ausfüllen dieser Checkliste fiel auf, dass di e Vertreterregelungen nicht vollständig, aktu-
ell und transparent dokumentiert sind.

*Eine Arbeitsplatzbeschreibung wird als aktuell angesehen, wenn sie innerhalb der vergangenen
36 Monate aktualisiert oder nachvollziehbar auf Aktualisierungsbedarf hin überprüft wurde.
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein
Sind die Arbeitsplatzbeschreibung ergänzende Regelungen für die Bediensteten zugänglich? (z.B.
Vertreterübersicht, Befugnisregelung)
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (Maßnahmen).
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite-
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te).
Antworten
Beschreibung vorhandener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente

Aufgabenliste (offene Maßnahmen)  erl.
• -
• -
• -
☐
☐
☐
Anlage 2 zum Konzept
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ -
 9

Bei der Bearbeitung komplexer Aufgaben kann es zu Konflikten kommen, etwa weil unter-
schiedliche fachliche Anforderungen auszutarieren sind. Auch verschiedenen Aufgaben-
typen wohnt Konfliktpotential inne, z. B.:

- Sachbearbeitung vs. Überwachung der Sachbearbeitun g,
- Prüfung vs. Anordnung einer Rechnung oder
- Abschluss vs. Vollzug eines Vertrags.
Das Prinzip der Funktionstrennung fordert, dass Aufgaben mit Konfliktpotenzial nicht
demselben Aufgabenträger zugeteilt werden. Doch nicht in jedem Fall kann das Prinzip
der Funktionstrennung strikt eingehalten werden, z.B. in Organisationseinheiten mit weni-
gen Bediensteten oder in dem Fall, dass die Sachgebietsleitung anteilig auch Sachbear-
beitung zu erledigen hat. In diesem Fall sollte der Umgang mit dem verbleibenden Kon-
fliktpotential geregelt werden.
Frage  5 - Prinzip der Funktionstrennung
Ist das Prinzip der Funktionstrennung im betrachteten Bereich gewahrt?
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (Maßnahmen).
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite-
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te).
Antworten
Beschreibung vorhandener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente

Aufgabenliste (offene Maßnahmen)  erl.
• -
• -
• -
• -
☐
☐
☐
☐

Anlage 2 zum Konzept
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ -
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Unabhängig von der Funktionstrennung fordert das Vier-Augen-Prinzip, dass wichtige
Entscheidungen nicht von einem einzelnen Bediensteten getroffen werden. Auch fehler-
anfällige wichtige Tätigkeiten sollen nicht von einem einzelnen Bediensteten durchgeführt
werden.
Frage  6 - Vier -Augen -Prinzip
Ist das Vier-Augen-Prinzip im betrachteten Bereich (für wichtige Entscheidungen) gewahrt?
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (Maßnahmen).
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite-
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te).
Antworten
Beschreibung vorhandener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente

Aufgabenliste (offene Maßnahmen)  erl.
• -
• -
• -
• -
☐
☐
☐
☐

Anlage 2 zum Konzept
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Für die Erledigung vieler Aufgaben ist mit anderen Bereichen der Verwaltung oder Exter-
nen zusammenzuarbeiten. Das umfasst z.B. andere Sachgebiete im selben Amt, andere
Ämter oder Behörden anderer Gebietskörperschaften (Kommunen, Land, Bund) sowie
externe Dienstleister. Die Formen der Zusammenarbeit sind vielfältig: vom Austausch von
Informationen, über fachliche Stellungnahmen, Zuarbeiten und Zusammenwirken bis hin
zur Fachaufsicht ist vieles denkbar. Wenn die Erledigung der eigenen Aufgaben auch von
der Leistungserbringung durch andere Bereiche abhängt, findet normalerweise ein Aus-
tausch über Einzelfälle statt. Aber ein Austausch grundsätzlich über die Art und Weise der
Zusammenarbeit und eine diesbezügliche Überprüfung ist ebenso angezeigt.

Frage  7 - Zusammenarbeit
Findet mit anderen Bereichen der Verwaltung, mit denen für die Aufgabenerledigung im betrachte-
ten Bereich zusammengearbeitet wird, ein regelmäßiger Austausch über die Art und Weise der
Zusammenarbeit und eine Überprüfung der Zweckmäßigkeit des Verfahrens statt?
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (Maßnahmen).
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite-
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te).
Antworten
Beschreibung vorhandener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente

Aufgabenliste (offene Maßnahmen)  erl.
• -
• -
• -
• -
☐
☐
☐
☐

Anlage 2 zum Konzept
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 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ -
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2.3 Personelle Bedingungen
In diesem Abschnitt liegt der Fokus auf den Bediensteten. Um eine lückenlose und ord-
nungsgemäße Aufgabenwahrnehmung gewährleisten zu können, ist die Einarbeitung
neuer Bediensteter von hoher Wichtigkeit.
Frage 8 – Einarbeitung neuer Bediensteter
Werden neue Bedienstete systematisch eingearbeitet?

Beispiele
• In einem Amt gibt es in Ergänzung zu der Onboardin g-Mappe des Personalamtes eine Will-
kommensmappe mit grundlegenden Informationen zum Amt, zu den Aufgabengebieten, zu
den Rechten und Pflichten eines Bediensteten und zu Ansprechpartnern für verschiedene
Fragen.
• In einem Sachgebiet mit besonderen Anforderungen a n die Integrität (Korrektheit) werden die
Befugnisse zur selbstständigen Bearbeitung und Zeichnung einfacher oder komplizierter Fälle
durch den neuen Bediensteten stufenweise nach einem Einarbeitungsplan übertragen. Dafür
lädt die Sachgebietsleitung oder die Abteilungsleitung den neuen Bediensteten 2-3 Mal in den
ersten 3 Monaten gesondert ein, um Fragen zu beantworten, das Verständnis zu überprüfen
und die weitere Einarbeitung zu besprechen.
• In einem Amt können neue Bediensteten in den versc hiedenen Fachbereichen hospitieren.
Somit erlangen sie einen groben Gesamteindruck über die Aufgaben des Amtes. Dies ermög-
licht in der weiteren Zusammenarbeit, dass Sachverhalte verständlicher und Arbeitsabläufe ef-
fizienter gestaltet werden können.
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (Maßnahmen).
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite-
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te).
Antworten
Beschreibung vorhandener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente

Aufgabenliste (offene Maßnahmen)  erl.
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Anlage 2 zum Konzept
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ -
 13

In vielen Bereichen der öffentlichen Verwaltung bestehen fachliche Anforderungen - etwa
aufgrund von Rechtsgrundlagen - über viele Jahre im Wesentlichen unverändert fort. So
können in der Verwaltungspraxis Erfahrungs- und Gewöhnungseffekte genutzt werden,
um Vorgänge effizient abzuarbeiten.
In durchaus unterschiedlicher Häufigkeit wird ein Bereich mit neuen Informationen zu be-
stehenden Anforderungen oder mit neuen Anforderungen konfrontiert - z.B. durch Recht-
sprechung, neue politische Zielsetzungen, etc. Zur Vermeidung von Fehlern ist es wichtig,
die Umsetzung neuer Informationen oder neuer Anforderungen zu gewährleisten.
Frage 9 – Kommunikation neuer Informationen
Werden neue Informationen zu bestehenden Anforderungen zeitnah, transparent und nachvoll-
ziehbar gegenüber den Bediensteten kommuniziert?

Beispiel
• In einem Amt werden von zentraler Stelle die Sächs ischen Gesetz- und Verordnungsblätter,
die Rechtsprechung und Beiträge in Fachzeitschriften auf Relevanz für die Aufgabengebiete
des Amts analysiert, im gegebenen Falle aufbereitet und allen Bediensteten zur Verfügung
gestellt (Aktualitätendienst).
• In einer Abteilung werden regelmäßig alle Bedienst eten zu einem Termin eingeladen, in dem
nachweislich über neue Entwicklungen im Bereich des Datenschutzrechts berichtet und ggf.
erforderliche Belehrungen vorgenommen werden.
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (Maßnahmen).
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite-
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te).
Antworten
Beschreibung vorhandener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente

Aufgabenliste (offene Maßnahmen)  erl.
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Anlage 2 zum Konzept
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ -
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Frage 10  – Fortbildung / Personalentwicklung
Wird die Erfüllung neuer Anforderungen durch Fortbildungs- oder anderweitige Entwicklungsmaß-
nahmen unterstützt?
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (Maßnahmen). Geben Sie bitte für Ihren Bereich
wesentliche Fortbildungsmaßnahmen an.
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite-
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te).
Antworten
Beschreibung vorhand ener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente

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„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ -
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2.4 Informationssicherheit und Datenschutz
In diesem Abschnitt wird der Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik als
mittlerweile wichtigstes Arbeitsmittel der Verwaltung betrachtet. Mit der Technik werden
sowohl allgemeine Informationen, als auch besonders schützenswerte Informationen, wie
personenbezogene Daten, Sozialdaten, Vertragsdaten oder Amtsgeheimnisse verarbeitet.
Wird dem erforderlichen Schutzbedarf nicht entsprochen, können Fehler entstehen und
daraus negative Konsequenzen resultieren. Zum Schutz der Informationsverarbeitung gibt
es verschiedene fachunabhängige Anforderungen, von gesetzlichen Grundlagen (EU-
DSGVO, SächsDSDG, § 13 Abs. 1 SächsEGovG, Regelungen im Fachrecht, etc.) über
Dienstanweisungen (z.B. DA Nr. 30/2012, Nr. 7.3: Verbot der unverschlüsselten Versen-
dung personenbezogener oder sonstiger schützenswerter Daten per E-Mails an externe
Stellen) bis hin zu Einzelregelungen.

Frage 1 1 – Einhaltung von Informationssicherheit und Datenschutz
Stellen Sie regelmäßig sicher, dass Ihre Bediensteten im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung mit den
Anforderungen der Informationssicherheit und des Datenschutzes vertraut sind?
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein
Beispiel:
• Einladung des Datenschutzbeauftragten zu Schulunge n
• Belehrungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten /Sozialdaten (DA Nr. 30/2012,
Nr. 7.3: Verbot der unverschlüsselten Versendung personenbezogener oder sonstiger
schützenswerter Daten per E-Mails an externe Stellen)
• Umgang mit Datenpannen (DA IS und DS)
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (Maßnahmen).
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite-
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te).
Antworten
Beschreibung vorhandener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente

Aufgabenliste (offene Maßnahmen)  erl.
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„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ -
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Frage 12  – Zugang zu IT -Verfahren und Dateiablagen
Liegen restriktive dokumentierte Festlegungen vor, die einen sicheren Zugang zu IT-Verfahren
(Login, Passwörter) und Dateiablagen (z.B. Netzlaufwerke) sowie einen differenzierten Zugriff auf
dortige Datenbestände (Anzeigen, Anlegen, Ändern, Löschen) gewährleisten?
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (Maßnahmen).
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite-
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te).
Antworten
Beschreibung  vorhandener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente

Aufgabenliste (offene Maßnahmen)  erl.
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„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ -
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Frage  13  – Risikoanalyse / Datenschutzfolgenabschätzung
Liegt für besonders schützenswerte Informationen (z.B. Amtsgeheimnisse, Sozialdaten) eine ak-
tuelle Risikoanalyse bzw. Datenschutzfolgenabschätzung vor? *
*Diese Frage bleibt zunächst inaktiv, bis übergreifende Festlegungen diesbezüglich getroffen wur-
den.
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (Maßnahmen).
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite-
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te).
Antworten
Beschreibung vorhandener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente

Aufgabenliste (offene Maßnahmen)  erl.
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Anlage 2 zum Konzept
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ -
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Fazit
Geben Sie bitte eine verbale Einschätzung über die vier Themenfelder (Grundwerte, Kontroll- und
Fehlerkultur;  Organisationsstruktur; Personelle Bedingungen;  Informationssicherheit und Daten-
schutz)  ab. Sehen Sie in einem oder mehreren Feldern dringenden Handlungsbedarf oder schät-
zen Sie das Kontrollumfeld in Ihrem Bereich als angemessen ein?
Antworten

Bestätigung der Gesamtbeurteilung durch die Vorgesetzte / den Vorgesetzten:

Anlage 2 zum Konzept
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ -
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3 Zusätzliche IKS-relevante Sachverhalte
Erforderliche IKS -Maßnahmen
Fehlen aus Ihrer Sicht (ggf. zentrale) IKS-Maßnahmen im betrachteten Bereich, welche im Rah-
men dieser Checkliste nicht thematisiert wurden (z.B. Statusberichte/Statistiken, automatisier-
te/manuelle Kontrollen, Sicherheitskonzepte etc.)?
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein
Wenn ja, notieren Sie bitte, welche dies sind.
Antworten

Organisationseinheiten mit IKS -Relevanz
Gibt es im betrachteten Bereich Stellen, deren Aufgabengebiet sich ganz oder teilweise auf das
Thema IKS bezieht?

Beispiel:
- „Innenrevision“ (Kassenverantwortliche für Geldann ahmestellen, Kassenprüfungen,
Überwachung Handvorschüsse)
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein
Wenn ja, notieren Sie bitte, welche konkreten Aufgaben diese Stelle(n) wahrnimmt.
Antworten


Ein Spielplatz im Innenstadtbereich

city_slug: leipzig

paper_type: Verwaltungsstandpunkt

text:
1/3

Ratsversammlung

Verwaltungsstandpunkt Nr. VI-P-06525-VSP-02

Status: öffentlich

Eingereicht von
Dezernat Umwelt, Ordnung, Sport

Betreff:
Ein Spielplatz im Innenstadtbereich

Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten):
Gremium
voraussichtlicher
Sitzungstermin

Zuständigkeit

Dienstberatung des Oberbürgermeisters   Bestätigung
Ratsversammlung   Beschlussfassung
DB OBM - Vorabstimmung
Petitionsausschuss  01.02.2019 Vorberatung

Beschlussvorschlag:

Die Petition wird abgelehnt.

Zusammenfassung:

Anlass der Vorlage:

 Rechtliche Vorschriften    Stadtratsbeschluss    Verwaltungshandeln
 Sonstiges:   Petition

Die Petentin wünscht einen Spielplatz für Kinder in der Innenstadt. Dieser sollte während
eines Shoppingbummels oder einer Sightseeingtour Möglichkeiten für eine Pause bieten.
Mit dem Stadtratsbeschluss Spielraumkonzept Innenstadt "Spielen am Wege" von 2009
wurde dieser Wunsch mit der Umsetzung des Spielraumes "Labyrinth" erfüllt.

2/3

Übereinstimmung mit strategischen Zielen:

Finanzielle Auswirkungen  x nein  wenn ja,
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung
Folgen bei Ablehnung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur
Begründung
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur
Begründung

Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt
Ergebnishaushalt Erträge
 Aufwendungen
Finanzhaushalt Einzahlungen
 Auszahlungen
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja,

Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR
(jährlich) wo veranschlagt
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge
 Ergeb. HH Aufwand
Nach Durchführung der
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge
 Ergeb. HH Aufwand (ohne
Abschreibungen)
 Ergeb. HH Aufwand aus
jährl. Abschreibungen

Auswirkungen auf den Stellenplan  nein  wenn ja,
Beantragte Stellenerweiterung:  Vorgesehener Stellenabbau:
Beteiligung Personalrat  nein  ja,

3/3

Sachverhalt:

Das Leipziger Stadtzentrum wird von der rund 48 ha großen historischen und kompakten
Altstadt gebildet. Der Stadtkern war bereits in den vergangenen Jahrhunderten eine massiv
und dicht überbaute Fläche und weist auch heute eine hohe Bebauungsdichte auf. Die
historische Altstadt wird durchzogen von einem relativ regelmäßigen Netz von Straßen, die
den dominierenden städtebaulichen Erlebnisraum darstellen. Komplettiert wird dieses Netz
von dem für Leipzig typischen System von Passagen und Durchhöfen. Plätze und damit
genügend große Flächen für einen "klassischen Spielplatz" bilden eine
Ausnahmeerscheinung in der Innenstadtstruktur. Diese klassischen Plätze, z. B. Marktplatz,
Augustusplatz und Burgplatz, unterliegen einem hohen und vielfältigen Nutzungsdruck und
werden deshalb von großflächigen Einbauten freigehalten.

Aus dieser städtebaulichen Situation heraus gibt es keinen verfügbaren Freiraum, um einen
klassischen Spielplatz in der Innenstadt herzustellen. Eine Ausnahme ist der Spielraum
"Labyrinth" und die Skateanlage am Richard-Wagner-Platz.

Aufgrund dieser Situation wurde das Spielraumkonzept im Jahr 2009 vom Stadtrat be-
schlossen. Der Konzeptansatz für die Leipziger Innenstadt heißt "Spielen am Wege". Für
jede Straße und für jeden Platz wurde untersucht, wie eine Spielmöglichkeit integriert werden
könnte, die zum Entdecken und Bespielen anregt. Dabei liegt der Schwerpunkt aufgrund der
beengten räumlichen Verhältnisse auf punktuellen, kleinen Installationen und Spielgelegen-
heiten für unterschiedliche Altersgruppen und Spielweisen. Als Beispiele sind das Wasser-
spiel auf der Grünfläche vor dem Thomaskirchhof, das Wasserspiel in der Grimmaischen
Straße und die Spielemente "Universum" und "Memory" auf dem Kurt-Masur-Platz zu
nennen.

Im Zuge des Spielraumkonzeptes wurde ebenfalls der Spielbereich Labyrinth in der Reichs-
straße geplant und gebaut. Hierzu gab es einen mehrstufigen Partizipationsprozess mit groß
angelegter öffentlicher Beteiligung und Medienresonanz. So gab es z. B. zwei Spielraum-
werkstätten mit Kindern, einen Wettbewerb mit Künstlern mit anschließender öffentlicher
Abstimmung der Vorschläge, eine Kinderjury, öffentliche Diskussionen im "Forum Spielraum"
sowie eine Ausstellung der Entwürfe im Stadtgeschichtlichen Museum.

Der am 19. August 2009 eröffnete Spielbereich Labyrinth bietet klassische und vielfach
nutzbare Spielmöglichkeiten wie Trampolin, Kletterfelsen, Balancierstrecke, Versteck-
spielmöglichkeiten und Fangespielen im Heckenlabyrinth an zentraler Stelle im Stadtzentrum
an.


text:
1/6

Ratsversammlung

Verwaltungsstandpunkt Nr. VI-A-06684-VSP-01

Status: öffentlich

Eingereicht von
Dezernat Umwelt, Ordnung, Sport

Betreff:
Konzept zur Verbesserung der Situation am Hauptbahnhof - soziale Lösungen statt
Verdrängung

Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten):
Gremium
voraussichtlicher
Sitzungstermin

Zuständigkeit

DB OBM - Vorabstimmung
Dienstberatung des Oberbürgermeisters  17.06.2019 Bestätigung
FA Jugend, Soziales, Gesundheit und Schule  20.06.2019 Vorberatung
FA Umwelt und Ordnung  25.06.2019 Anhörung
Ratsversammlung  26.06.2019 Beschlussfassung

Rechtliche Konsequenzen
Der gemäß Ursprungsantrag gefasste Beschluss wäre
☐ Rechtswidrig und/oder ☐ Nachteilig für die Stadt Leipzig.

☐ Zustimmung ☐ Ablehnung
☐ Zustimmung mit Ergänzung ☐ Ablehnung, da bereits Verwaltungshandeln
☒ Alternativvorschlag ☐ Sachstandsbericht

Beschlussvorschlag:

1. Die niedrigschwellige Versorgung wohnungsloser Menschen in der Bahnhofsmission
wird ausgebaut. Eine soziale Betreuung und die Ausgabe alkoholfreier Getränke wie
Kaffee und Tee wird täglich von 9:00 bis 18:00 Uhr angeboten.

2. Zur Finanzierung werden im Sozialamt zusätzliche Mittel in Höhe von 30.000 EUR im
Haushaltsjahr 2019 sowie 60.000 EUR ab dem Haushaltsjahr 2020 für die
Leistungserweiterung der Bahnhofsmission durch den Caritasverband Leipzig e.V.
bereitgestellt. Die Deckung erfolgt aus dem PSP-Element Kosten der Unterkunft.

3. Der Oberbürgermeister wird beauftragt, gemeinsam mit dem Caritasverband Leipzig
e.V. und dem Centermanagement der Hauptbahnhof Promenaden zu klären, inwieweit
kostenlose Möglichkeiten zum Waschen angeboten werden können.

2/6

4. Der Oberbürgermeister wird beauftragt, gemeinsam mit dem Centermanagement der
Hauptbahnhof Promenaden und der Deutschen Bahn als Eigentümer zu klären, welche
Möglichkeiten einer intensiveren Reinigung im Bahnhofsumfeld bestehen und durch die
Partner umgesetzt werden können.

5. Der Fachausschuss Umwelt und Ordnung wird Ende des III. Quartals 2019 über die
Ergebnisse der Gespräche informiert

Zusammenfassung:

Anlass der Vorlage:

 Rechtliche Vorschriften    Stadtratsbeschluss    Verwaltungshandeln
 Sonstiges: Antrag der Fraktion DIE LINKE

Konzept zur Verbesserung der Situation am Hauptbahnhof

3/6

Finanzielle Auswirkungen  x nein  wenn ja,
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung
Folgen bei Ablehnung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur
Begründung
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur
Begründung

Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt
Ergebnishaushalt Erträge
 Aufwendungen
Finanzhaushalt Einzahlungen
 Auszahlungen
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja,

Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR
(jährlich) wo veranschlagt
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge
 Ergeb. HH Aufwand
Nach Durchführung der
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge
 Ergeb. HH Aufwand (ohne
Abschreibungen)
 Ergeb. HH Aufwand aus
jährl. Abschreibungen

Auswirkungen auf den Stellenplan x nein  wenn ja,
Beantragte Stellenerweiterung:  Vorgesehener Stellenabbau:
Beteiligung Personalrat x nein  ja,
Beschreibung des Abwägungsprozesses:

nicht relevant

4/6

Sachverhalt:

Konzept zur Verbesserung der Situation am Hauptbahnhof – soziale Lösungen statt
Verdrängung

Der Plan soll folgende Problemstellungen und Ansätze umfassen:

- Verstärkung der aufsuchenden Arbeit am Hauptbahnhof, ggf. Einsatz von speziell
geschulten Konfliktmanager*innen

Das Gebiet rund um den Hauptbahnhof ist das Schwerpunktgebiet der Straßensozialarbeit,
die von Sozialarbeiter/-innen des Amtes für Jugend, Familie und Bildung sowie der Träger
Suchtzentrum und Diakonie erbracht wird.  Dort halten sich Personen auf, die suchterkrankt
und/oder wohnungslos sind. Sozialarbeiter/-innen suchen die Personen sehr häufig,
manchmal täglich auf. Eine weitere Verstärkung der Sozialarbeit ist deshalb nicht notwendig.
Im Rahmen der Kontaktpflege erfolgen Beratungen und auch feste Angebote (Streetmobil).

Die bis Ende 2018 aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds befristet geförderten Projekte
der Straßensozialarbeit für wohnungslose Personen sollen darüber hinaus fortgeführt und
ausgebaut werden, um den von Wohnungslosigkeit betroffenen Personen weiterhin ein
niederschwelliges Angebot zu unterbreiten Dies ist eine Maßnahme im Fachplan
Wohnungsnothilfe 2018 -  2022 (VI-DS-06434), der in der Ratsversammlung am 12.12.2018
beschlossen wurde.

Mit diesem Beschluss wird die Straßensozialarbeit innerhalb des Fachplanes Wohnungs-
notfallhilfe (Erwachsenenbereich) in die Regelfinanzierung der Stadt Leipzig übernommen
und stellenmäßig ausgebaut. Damit sind aktuell ausreichend qualifizierte Fachkräfte vor Ort.
Alle Mitarbeiter/innen verfügen über Kompetenzen im Konfliktmanagement. Außerdem
werden dafür auch Fort- und Weiterbildungen angeboten und in Anspruch genommen. Mit
dem Ordnungsamt und dem Polizeirevier bestehen laufend Arbeitskontakte.

- Errichtung eines Angebots im Bahnhof oder in Bahnhofsnähe für Wohnungslose
und andere prekär lebende Menschen, das u. a. Möglichkeiten zum Waschen, der
allgemeinen Versorgung, für den Aufenthalt und Beratung sowie auch
Notschlafmöglichkeiten beinhaltet. Dafür ist ggf. eine räumliche und personelle
Erweiterung und Professionalisierung des Angebotes der Bahnhofsmission zu
prüfen.

Teile der sich im Bahnhofsumfeld aufhaltenden Personen haben einen Verein gegründet.
Dem Verein wurde ein geeignetes Objekt zur Miete bis Mai 2019, optional und befristet bis
November 2019, zur Nutzung übergeben. Des Weiteren erfolgte eine finanzielle Ausstattung
des Vereins durch den Bauträger und über Sponsoren.
Die Zahl wohnungsloser Personen im Umfeld des Hauptbahnhofes hat in den vergangenen
Jahren zugenommen. Die Verwaltung schlägt daher vor, dass die Bahnhofsmission das
bisherige Hilfesystem für Wohnungslose ab dem 01.07.2019 ergänzt und dem Personenkreis
künftig als eine erste Anlaufstelle dient.
Die Bahnhofsmission setzt sich bisher für die Belange von hilfsbedürftigen Menschen ein.
Ihre besondere Aufmerksamkeit gilt Menschen mit Behinderungen, älteren Menschen sowie
Menschen in sozialen und persönlichen Krisen- und Notsituationen. Sie verstehen sich als
offene Anlaufstelle für alle Menschen in und am Bahnhof, die auf Unterstützung angewiesen
sind und Hilfe brauchen. Tätigkeitsschwerpunkte sind die Betreuung von Menschen mit
Schwierigkeiten im Reiseverkehr und die Arbeit mit Menschen in sozialer und seelischer Not
am Bahnhof.

5/6

Bisher unterscheidet sich die Bahnhofsmission von anderen sozialen Einrichtungen der
Wohnungslosenhilfe, da sie nicht nur auf Problemlagen obdachloser Personen spezialisiert
ist.

Die Arbeit der Bahnhofsmission wird durch die Stadt Leipzig gefördert. Ein hauptamtlicher
Mitarbeiter wird gegenwärtig durch etwa 20 ehrenamtliche Helfer/-innen unterstützt.
Aufgrund der bisherigen personellen Ausstattung sind die Öffnungszeiten der
Bahnhofsmission auf Montag bis Freitag von 09:00 -16:30 Uhr und am Sonntag von 13:30 –
18:00 Uhr beschränkt.

Künftig sollen auch wohnungslose Personen aus dem Bahnhofsumfeld in Krisensituationen
persönliche Hilfe erhalten und an das existierende Hilfesystem insbesondere die Tagestreffs
und Notschlafstellen angebunden und zu deren Nutzung motiviert werden. Die
Bahnhofsmission soll dabei als Mittler fungieren und die bestehenden und mit dem Fachplan
Wohnungsnotfallhilfe 2018-2022 (VI-DS-06434) geplanten Angebote nicht ersetzen.

Die nächstgelegene Notschlafstelle ist das Übernachtungshaus für drogenabhängige Männer
und Frauen (Alternative I, Chopinstr. 13, 04103 Leipzig). Diese öffnet täglich ab 18:00 Uhr.

- Errichtung von kostenfreien, durch Personal betreuten Toiletten, die im Umfeld des
Hauptbahnhofes für alle Nutzer*innen zur Verfügung stehen.

Im Rahmen der Neuausschreibung der Werbekonzession wurde beim Optionslos Toiletten
kein Standort am Hauptbahnhof ausgeschrieben. Außerdem handelt es sich bei den
angebotenen Toiletten um vollautomatische Anlagen mit Selbstreinigung. Eine betreute
Toilette könnte somit nicht zur Verfügung gestellt werden. Auch wäre für die Benutzung
dieser Toilettenanlage ein Mindestentgelt von 0,50 EUR pro Benutzung zu entrichten. Dieser
Umstand war kalkulationsrelevant für den Bieter.

Für die beantragte Toilettenanlage kann somit keine Toilette aus dem Werbevertrag
verwendet werden. Alle anderen Toilettenanlagen sind bezahlpflichtig (z. B. im Gebäude des
Hauptbahnhofes) oder gehören zu Gaststätten. Diese werden aber von dem genannten
Personenkreis nicht genutzt.

- Mindestens tägliche und systematische Säuberung des unmittelbaren Umfeldes
des Hauptbahnhofes in Abstimmung zwischen ECE-Centermanagement und
Stadtreinigung. Dafür ist die Stadtreinigung mit so genannten Nassreinigern zur
wirksamen Reinigung des Außenbereiches am Bahnhof auszustatten.

Auf den im Antrag benannten Flächen erfolgt derzeit wöchentlich eine 6-malige
Trockenreinigung durch die Stadtreinigung.

Aufgrund der diesjährigen Wetterlage mit den extrem geringen Niederschlägen, haben sich
die Probleme an den Standorten teilweise verschärft. Im Sinne der Stadtsauberkeit und der
Hygiene sollten diese Stellen, wenn sie sich im öffentlichen Eigentum befinden, stärker
gereinigt werden.

In Abstimmung zwischen dem ECE-Centermanagement und dem Eigenbetrieb
Stadtreinigung werden zukünftig die öffentlichen Flächen festgelegt werden, die regelmäßig
einer Nass-Reinigung bedürfen. Zum Beispiel befinden sich bestimmte Ecken und Nischen
bereits im Bahnhofsbesitz. Es sollen weitere Flächen durch die Deutsche Bahn genutzt
werden.

6/6

Da diese Leistung nicht mehr Bestandteil der klassischen Straßenreinigung ist, bedarf es der
Klärung von Zuständigkeiten und Ressourcen.
Derzeit laufen noch Verhandlungen bzw. Prüfungen zur Übertragbarkeit von Rechten und
Pflichten an den überdachten Flächen in den Eingangsbereichen.
Sollten Flächen, die der Deutschen Bahn gehören mitgereinigt werden, dann bedarf es einer
separaten Beauftragung und Finanzierung durch die Deutsche Bahn.

- Bestellung eines/einer Platzmanager*in der/die Kontakte zu allen Beteiligten hält,
ein regelmäßiges Lagebild erstellt und die Maßnahmen koordiniert und ggf.
Anpassungen vorschlägt.

Die beantragte Bestellung erscheint aus der Sicht der Stadtverwaltung mit Verweis auf den
Verwaltungsstandpunkt Nr. VI-A-05149-VSP-01 zur Vorlage „Geeignete Konfliktlösungs-
mechanismen am Leipziger Hauptbahnhof suchen und finden“ nicht erforderlich. Die in
diesem Verwaltungsstandpunkt aufgeführten Gremien koordinieren bereits die erforderlichen
Maßnahmen. Die Informationen aus diesen Arbeitsgruppen fließen in die Erstellung des
regelmäßigen Lagebildes mit ein.


Wassersäcke für die Leipziger Bäume

text:
1/4

Ratsversammlung

Verwaltungsstandpunkt Nr. VI-A-06635-VSP-01

Status: öffentlich

Eingereicht von
Dezernat Umwelt, Ordnung, Sport

Betreff:
Wassersäcke für die Leipziger Bäume

Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten):
Gremium
voraussichtlicher
Sitzungstermin

Zuständigkeit

DB OBM - Vorabstimmung  11.01.2019
Dienstberatung des Oberbürgermeisters  22.01.2019 Bestätigung
Jugendparlament  31.01.2019 Vorberatung
Jugendbeirat  28.02.2019 Vorberatung
FA Umwelt und Ordnung  05.03.2019 Vorberatung
Ratsversammlung  13.03.2019 Beschlussfassung

Rechtliche Konsequenzen
Der gemäß Ursprungsantrag gefasste Beschluss wäre
☐ Rechtswidrig und/oder ☐ Nachteilig für die Stadt Leipzig.

☐ Zustimmung ☐ Ablehnung
☒ Zustimmung mit Ergänzung ☐ Ablehnung, da bereits Verwaltungshandeln
☐ Alternativvorschlag ☐ Sachstandsbericht

Beschlussvorschlag:

Die Verwaltung wird mit der Erprobung der Wassersäcke fortfahren.

Zusammenfassung:

Anlass der Vorlage:

 Rechtliche Vorschriften    Stadtratsbeschluss    Verwaltungshandeln
 Sonstiges:

Prüfung der Verwendung von Baumbewässerungssäcken zur verbesserten
Baumbewässerung

2/4

Übereinstimmung mit strategischen Zielen:

Finanzielle Auswirkungen  x nein  wenn ja,
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung
Folgen bei Ablehnung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur
Begründung
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur
Begründung

Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt
Ergebnishaushalt Erträge
 Aufwendungen
Finanzhaushalt Einzahlungen
 Auszahlungen
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja,

Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR
(jährlich) wo veranschlagt
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge
 Ergeb. HH Aufwand
Nach Durchführung der
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge
 Ergeb. HH Aufwand (ohne
Abschreibungen)
 Ergeb. HH Aufwand aus
jährl. Abschreibungen

Auswirkungen auf den Stellenplan  nein  wenn ja,
Beantragte Stellenerweiterung:  Vorgesehener Stellenabbau:
Beteiligung Personalrat  nein  ja,

3/4

Sachverhalt:

Die Baumbewässerung wird in Leipzig i. d. R. für Jungbäume im 1. und 2. Standjahr,
entsprechend DIN 18916, durchgeführt. Nach diesem Zeitraum besteht aus fachlicher Sicht
Gewissheit über den Anwuchserfolg des Baumes. Im Anschluss daran finden i. d. R. keine
Gießgänge mehr an den Bäumen statt. Aus gärtnerischer Sicht anzustreben ist es, in
Ausnahmesituationen, beispielsweise bei extremer Trockenheit, die Bewässerung auf
Bäume mit einer Standzeit von bis zu 10 Jahren auszudehnen. Dann geht man vom
funktionsfähigen Zustand der Pflanzungen aus, was bedeutet, dass die Wurzeln den Baum
ohne zusätzliche Wässerung versorgen können. Der erforderliche Umfang der Wässerung ist
dabei abhängig von der Gehölzart und den örtlichen Standortverhältnissen.

Das Extremtrockenereignis 2018 wurde von der Stadtverwaltung und dem Eigenbetrieb
Stadtreinigung zum Anlass genommen, bereits erste Tests mit den nun vorgeschlagenen
Wassersäcken durchzuführen. Nach Ende dieser Maßnahme blieb jedoch noch
Klärungsbedarf, so dass noch keine abschließende Aussage getroffen werden kann.

Bevor Bewässerungssäcke künftig in Leipzig großflächig eingesetzt werden, sind z. B. noch
folgende Fragen zu klären:

 Sind die Wassersäcke tatsächlich wirtschaftlicher als das herkömmliche Verfahren mit
Gießfahrzeug (effizienter, effektiver, kostengünstiger)?
 Welche Bewertung ergibt sich in Bezug auf Nachhaltigkeit, Kunststoffeinsatz, Stadtbild,
Vandalismus, Diebstahl, Pilze, Nager etc.?
 Besteht Überhitzungsgefahr im Stammfußbereich durch nichtabfließende Warmluft?
 Führt die punktuelle Wässerung zum unerwünschten "Blumentopfeffekt", der die Bäume
abhält, sich im gesamten, verfügbaren Wurzelraum auszudehnen?

Die Erkenntnisse aus dieser Gießperiode deuten aber darauf hin, dass ein Wassersack im
Falle einer fachgerechten Baumpflanzung im optimalen Umfeld keine zusätzlichen
Verbesserungen bringt.

Sind die Baumscheiben mit Gießring ausgestattet und besteht das Pflanzsubstrat aus einer
wasseraufnahmefähigen Regelmischung, ergibt sich aus den bisherigen Erfahrungen kein
Vorteil gegenüber einem herkömmlichen Gießverfahren.

Im Falle beengter Verhältnisse und verdichteter Substrate kann ein Wassersack durchaus
eine spürbare Erleichterung bei der Pflege der Bäume darstellen. Auch im Bereich von
Böschungen und ungebundenen Wegedecken ergeben sich deutliche Vorteile durch die
Säcke.

Die zusätzliche Bewässerung in der Unterhaltungspflege älterer Bäume ist über
Bewässerungssäcke nicht sinnvoll. Aufgrund des vergrößerten Wurzelradius der älteren
Bäume ist eine Punktbewässerung mittels Bewässerungssack unmittelbar am Stamm wenig
zielführend, da hier die Wurzeln im wesentlichen Haltefunktionen übernommen haben. Die
wasseraufnehmenden Faserwurzeln älterer Bäume werden durch eine Bewässerung mittels
Bewässerungssäcken nicht mehr erreicht.

Darüber hinaus wird sich das Amt für Stadtgrün und Gewässer als Mitglied des
Arbeitskreises Stadtbäume bei der Deutschen Gartenamtsleiterkonferenz (GALK e.V.) zu
den Erfahrungen mit anderen Städten auf Bundesebene austauschen.

4/4


paper_type: Beschlussvorlage

text:
1/3

Ratsversammlung

Beschlussvorlage Nr. VI-P-06197-DS-03

Status: öffentlich

Eingereicht von
Petitionsausschuss

Betreff:
Teilnahme der Stadt Leipzig am Wettbewerb EUROPEAN CAPITAL OF INNOVATION
des Jahres 2019

Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten):
Gremium
voraussichtlicher
Sitzungstermin

Zuständigkeit

Dienstberatung des Oberbürgermeisters   Bestätigung
Ratsversammlung   Beschlussfassung
DB OBM - Vorabstimmung

Beschlussvorschlag:

Der Oberbürgermeister wird beauftragt, eine Bewerbung für den „ICapital-Wettbewerb“ für
das Jahr 2020 zu prüfen und dabei die notwendigen Voraussetzungen zu schaffen. Bis zum
2. Quartal 2019 wird dem Stadtrat das Prüfergebnis inklusive Kostenprognose vorgelegt.

2/3

Übereinstimmung mit strategischen Zielen:

3/3

Anlage:
Petition


paper_type: Einwohneranfrage

text:
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Einwohneranfrage Nr. VI-EF-06799

Status: öffentlich

Eingereicht von
Lutz Rödiger

Betreff:
Abschaffung der Gästesteuer für Gästewohnungen

Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten):
Gremium
voraussichtlicher
Sitzungstermin

Zuständigkeit

Ratsversammlung  23.01.2019 mündliche Beantwortung

Sachverhalt:

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit der Einführung der Gästesteuer ab 01.01.2019 haben Sie nicht nur dem Hotelgewerbe
sondern auch den normalen Bürgern Ihrer Stadt einen "Bärendienst" geleistet. Ihrer maßlo-
sen Gier nach immer neuen Steuereinnahmen haben wir es zu verdanken, daß wir ab dem
neuen Jahr für Privatbesuche nicht mehr die beliebten Gästewohnungen in den Wohnungs-
baugenossenschaften buchen können. Das hat uns jedenfalls unser Vermieter, die WOGE-
TRA, in der neuen Ausgabe der Mitgliederzeitschrift mitgeteilt, weil der Verwaltungsaufwand
nun unangemessen hoch sei.

Bei anderen Wohnungsgenossenschaften und Vermietern wird das ähnlich sein, denn dieser
Gästeservice ist sehr beliebt, und auch ich habe diese preiswerten Gästewohnungen bei
größeren Besuchen gern genutzt. Nun bin ich gezwungen, meine Gäste in teuren Hotels
unterzubringen, in denen ja nun zusätzlich noch diese dämliche Gästesteuer fällig ist.

Hätten Sie nicht wenigsten diese mieterfreundlichen Gästewohnungen, die ja Eigentum der
jeweiligen Vermieter oder Wohnungsbaugenossenschaften sind und somit nicht zum Hotel-
gewerbe gehören, von der Gästesteuer befreien können? Aber Ihre maßlose Gier kennt an-
scheinen keine Grenzen. Auf jeden Fall möchte ich Sie darum bitten, eine Ausnahmerege-
lung für Gästewohnungen der Vermieter zu prüfen, weil Ihre Steuer in diesem Bereich unge-
rechtfertigt ist. Vielleicht können Sie das zeitnah in einer Ihrer nächsten Sitzungen beschlie-
ßen.


paper_type: Anfrage

text:
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Anfrage Nr. VI-F-06800

Status: öffentlich

Eingereicht von
Fraktion Freibeuter

Betreff:
Auswirkungen einer Streichung der Umlagefähigkeit der Grundsteuer

Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten):
Gremium
voraussichtlicher
Sitzungstermin

Zuständigkeit

Ratsversammlung  23.01.2019 mündliche Beantwortung

Sachverhalt:

In der Bunderegierung gibt es von verschiedenen Ministern der SPD Überlegungen, die
Umlagefähigkeit der Grundsteuer auf die Mieter zu streichen.

In diesem Zusammenhang fragen wir an:

1. In welcher Höhe wurde im Jahr 2017 von der LBW Grundsteuer auf die Mieter
umgelegt?

2. Wie hoch war der Jahresüberschuss der LWB im Jahr 2017?

3. In welchem Umfang erwägt die LWB eine Anpassung der Nettokaltmieten bei einer
Streichung der Umlagefähigkeit?

4. Welchen Auswirkungen hätte eine Anhebung der Nettokaltmieten des
Großvermieters LWB auf die ortsüblichen Vergleichsmieten und das Mitniveau in
Leipzig insgesamt sowie auf die zu gewährenden Leistung für die Kosten der
Unterkunft?


text:
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Einwohneranfrage Nr. VI-EF-06802

Status: öffentlich

Eingereicht von
Dieter Krause

Betreff:
Hochkulturfinanzierung der Stadt Leipzig

Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten):
Gremium
voraussichtlicher
Sitzungstermin

Zuständigkeit

Ratsversammlung  23.01.2019 schriftliche Beantwortung

Sachverhalt:

Sehr geehrte Mitarbeiter des Büros für Ratsangelegenheiten,

anbei bitte ich zur Stadtratssitzung im Januar 2019 um Beantwortung folgender Fragen zur
Hochkulturfinanzierung der Stadt Leipzig:

1.) Wieviel Millionen Euro hat die Stadt Leipzig in den Jahren 2016, 2017 und im Jahr 2018
zur Finanzierung von Oper, Gewandhaus, Schauspielhaus und Theater der Jungen Welt
aufgewandt (bitte einzeln nach Jahren und Einrichtung auflisten)?

2.) Wieviel Millionen Euro hat die Stadt Leipzig in den Jahren 2016, 2017 und 2018 zur Co-
Finanzierung ihrer Hochkultureinrichtungten aus den Kulturraummitteln des Landes Sachsen
erhalten (bitte einzeln nach Jahren auflisten)?

3.) Wie und nach welchem Schlüssel wurden diese Kulturraummittel auf die
Hochkultureinrichtungen der Stadt verteilt (also Oper, Gewandhaus, Schauspielhaus,
Theater der Jungen Welt – bitte einzeln nach Jahren und Einrichtungen auflisten)?

Ich bitte um schriftliche Beantwortung meiner Einwohneranfrage bis zur Stadtratssitzung am
23.01.2019. Vielen Dank!