city_slug: leipzig

paper_type: Beschlussvorlage

text:
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Beschlussvorlage Nr. VII-DS-01077

Status: öffentlich

Eingereicht von
Oberbürgermeister

Betreff:
Organisatorische, inhaltliche und technische Anforderungen für die digitale Abhaltung
von Gremiensitzungen - Umsetzung der Entscheidungsvorlage Sonder DB OBM vom
16. März 2020, GB01-03-NF

Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten):
Gremium
voraussichtlicher
Sitzungstermin

Zuständigkeit

Dienstberatung des Oberbürgermeisters   Bestätigung

Beschluss des Oberbürgermeisters vom 07.04.2020:

1. Die organisatorischen, inhaltlichen und technischen Anforderungen für die digitale
Abhaltung von Gremiensitzungen werden bestätigt.
2. Die digitale Abhaltung von Sitzungen der beratenden Fachausschüsse wird mit
sofortiger Wirkung gestattet. Die digitale Abhaltung von Sitzungen der
Ratsversammlung und beschließender Ausschüsse wird gestattet, sobald hierfür die
rechtliche Grundlage vorliegt (Anlage 1). Die digitale Abhaltung von Sitzungen der
Stadtbezirksbeiräte, Ortschaftsräte und Fachbeiräten erfolgt in einem zweiten Schritt
ab Mai 2020.
3. Das Organisations- und Moderationskonzept (Anlagen 2 und 3) werden bestätigt.
4. Sollten die coronabedingten Einschränkungen über den 30.06.2020 weitergelten, legt
dass Büro für Ratsangelegenheiten spätestens bis 31.07.2020 ein Konzept zur
Deckung der für den Erwerb von Lizenzen erforderlichen finanziellen Mittel vor.

Räumlicher Bezug:

Zusammenfassung:

Anlass der Vorlage:

 Rechtliche Vorschriften    Stadtratsbeschluss    Verwaltungshandeln
 Sonstiges:
In Folge der Coronakrise und dem daraus resultierenden Versammlungsverbot, ist die Arbeit
der politischen Gremien der Stadt Leipzig weitestgehend zum Erliegen gekommen. Dieser
Zustand ist schnellstmöglich zu beheben. Die Vorlage zeigt die organisatorischen,

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inhaltlichen und technischen Anforderungen auf, welche es braucht, um eine digitale Arbeit
der politischen Gremien zu ermöglichen.

Ziel ist es, dass Gremiumsitzungen unter folgenden Voraussetzungen per Videokonferenz
abgehalten werden können:

- Einsatz von Technik, die es ermöglicht mit Sicherheit die Teilnehmer zu identifizieren.
- Sicherstellung des geregelten Ablaufs und der Protokollierung der Sitzungen.
- Soweit Öffentlichkeit vorgeschrieben ist, ist die Sicherstellung dieser in angemessener
Form umzusetzen.

Die rechtlichen Grundlagen für beschließende Gremien werden aktuell diskutiert mit den Ziel
Regelungen für das Abhalten von Sitzungen der politischen Gremien per Videokonferenz zu
ermöglichen.

Erklärung. Zur besseren Lesbarkeit werden in dieser Vorlage personenbezogene
Bezeichnungen, die sich zugleich auf Frauen und Männer beziehen, generell nur in der im
Deutschen üblichen männlichen Form angeführt, also z.B. "Teilnehmer" statt
"TeilnehmerInnen" oder "Teilnehmerinnen und Teilnehmer".

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Beschreibung des Abwägungsprozesses:

Entfällt.

I. Eilbedürftigkeitsbegründung

Ziel ist die schnellstmögliche Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit kommunaler politischer
Gremien.

II. Begründung Nichtöffentlichkeit

Entfällt.

III.  Strategische Ziele

Entfällt.

IV. Sachverhalt
1. Anlass

Derzeit ist ein Ende der Coronakrise nicht abzusehen. Über die unmittelbaren
Notmaßnahmen hinaus, muss mittelfristig eine kontinuierliche Arbeitsfähigkeit der politischen
Gremien sichergestellt werden.

Folgende Grundsätze sind hierbei zu beachten: Demokratische Entscheidungsprozesse sind
anzuwenden, Maßnahmen müssen praktikabel sein und es ist auf den Gesundheitsschutz zu
achten. In Abwägung der verschiedenen Güter und der tatsächlichen Möglichkeiten zur
Sitzungsdurchführung, wird zum Schutz der Gesundheit der Einzelnen und der Allgemeinheit
in der derzeitigen Situation daher auf Präsenzveranstaltungen des Leipziger Stadtrates und
seiner Gremien verzichtet.

Als Sofortmaßnahme werden auf der Grundlage der Hausmitteilung des Büros für
Ratsangelegenheiten vom 18.03.2020 das Verfahren zur Herbeiführung von
Eilentscheidungen anstelle des Stadtrates durch den Oberbürgermeister sowie
Umlaufbeschlüsse angewendet.

Für die Zeit ab April 2020 wird ein Verfahren zur digitalen Arbeit vorgeschlagen mit dem Ziel,
dass der Stadtrat und und seine Gremien ihre Arbeit im größtmöglichen Umfang wieder
aufnehmen können.

Durch dieses Verfahren werden neue Möglichkeiten zur transparenteren und freieren
digitalen Ratsarbeit eröffnet. Es bietet außerdem die Möglichkeit, um auch in Krisenzeiten
die demokratischen Prozesse zu ermöglichen und gleichzeitig zu verbessern. So können
durch die neuen technischen Möglichkeiten, die einzelnen Mitgliedern ihre Rechte besser
gelten machen, der Informationsfluss verbessert und die Prozesse transparenter gemacht
werden.

In der Vorlage wird ein Verfahren für den Stadtrat und seinen Gremie für die digitale Arbeit
ab 01. April 2020 bis zur Aufhebung der im Zusammenhang mit der Coronakrise verfügten
Veranstaltungs- und Versammlungsverbote dargelegt.

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2. Beschreibung der Maßnahme

Folgende organisatorische, inhaltliche und technische Anforderungen und Maßnahmen
werden benötigt, um Gremiensitzungen digital abhalten zu können.
Bei den beschriebenen Maßnahmen werden der Datenschutz und Persönlichkeitsrechte
beachtet.
Für die Arbeit der politischen Gremien gilt weiterhin die Hauptsatzung der Stadt Leipzig, die
Geschäftsordnung für die Ratsversammlung und die Entschädigungssatzung. Die
Anforderungen und weitere Ergänzungen bei der digitalen Arbeit von politischen Gremien
werden wie folgt umgesetzt:

1. Organisatorische Anforderungen für die digitale Arbeit

a. Einladungen und Tagesordnungen zu Sitzungen der politischen Gremien:
 Einladungen werden digital spätestens sieben Tage vor der Sitzung verschickt. Alle
Unterlagen werden in ALLRIS eingestellt. Die Einbindung ausschließlich
papiergebunden arbeitender Stadträte ist durch deren Fraktionsgeschäftsstellen
abzusichern. Die Vertretung eines Mitgliedes ist zeitnah zu melden.
 Die Einladungen werden ergänzt um einen Link/Verweise/QR-Code (ggf.
Zugangscode) zur Videokonferenz und Arbeitsraum. Die Bekanntmachung der
öffentlichen Sitzungen erfolgt im üblichen Verfahren und wird ergänzt durch eine
Bekanntmachung auf leipzig.de und Social-Media mit Verweis auf Livestream und
Sitzungschat.
 Für Tagesordnungen und Nachtragstagesordnungen gilt das reguläre Verfahren
(über Allris). Einbindung von geladenen Gästen erfolgt wie in regulären Sitzungen.
Die Einladung wird ergänzt um einen Link/Verweis/QR-Code (ggf. Zugangscode) zur
Videokonferenz beziehungsweise zum digitalen Arbeitsraum/Projektraum.

b. Sitzungsorganisation:
 Die Teilnehmer sind bei jeder Sitzung zu verifizieren.
 Orte für Sitzungen müssen organisiert werden. Nicht jeder Sitzungsteilnehmer hat die
Voraussetzungen, in seinem zu Hause digital an einer Sitzung teilzunehmen. Für
diesen Fall werden Räumlichkeiten im Neuen Rathaus/in den
Fraktionsgeschäftstellen zur Verfügung gestellt, inklusive technischer
Voraussetzungen. Mit der Versendung der Einladungen an die Sitzungsteilnehmer
wird der Bedarf hierzu erfragt und das AGM mit der Bereitstellung der
entsprechenden Arbeitsräume beauftragt. Eine Bedarfsmeldung erfolgt bis 48
Stunden vor der Sitzung.
 Personelle Bedarf für die digitale Arbeit.
 Die Leitung der Sitzung durch den Vorsitzenden des Gremiums.
 Die Protokollierung der Sitzung erfolgt wie im analogen Verfahren.
 Zur Unterstützung des Vorsitzenden wird für Sitzungen per Videokonferenz
zusätzlich ein bis drei Mitarbeiter für die Moderation vom Chats, technischer
Unterstützung, Teilnahme und Onboarding benötigt. Onboarding beinhaltet in
der Sitzung folgendes: separate Phase vor Sitzungsstart mit Mikrotests,
Vorstellung der Teilnehmendenfunktionen, z.B. Chat/ Meldung etc. und
exemplarische Übung, Hinweise auf Umstellungsphase und ggf. zeitliche
Verzögerung der Übertragung und Zuteilung von Rederecht.
 Für den Technik- und Administrations-Support (Passwort-Vergabe, Rechte-
Zuteilung, Trouble-Shooting und Unterstützung des Vorsitzenden während der
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Sitzung) wird ein personeller Mehrbedarf von 10 VzÄ angemeldet. Hier ist
eine Umlenkung von gerade nicht benötigten Mitarbeitern zu prüfen.

c. Sitzungsdurchführung:
 Mit Beginn der öffentlichen Sitzung erfolgt die Freigabe eines Streams für die
Öffentlichkeit.
 Mit Beginn der nicht-öffentlichen oder öffentlichen Sitzung erfolgt die Freigabe der
Videokonferenz für die Gremienmitglieder. Geladene Gäste werden zu den jeweiligen
Tagesordnungspunkten dazugeschaltet.
 Feststellung der Beschlussfähigkeit: Kontrolle durch Video wer anwesend ist und
Kontrolle der Beschlussfähigkeit durch Vorsitzenden.
 Definieren von Verfahrensregeln/Knigge für die Sitzungsdurchführung als
Videokonferenzen wird vorgeschlagen.
 Für die Durchführung der Sitzungen sind geeignete Schulungsintrumente für
Mitarbeiter und Gremienmitglieder zur Verfügung zu stellen.

2. Inhaltliche Anforderungen:

a. Anforderungen für Gremien:
 Das digitale Arbeiten kann für alle politischen Gremien der Stadt Leipzig angewendet
werden. In einem ersten Schritt wird das digitale Arbeiten in Videokonferenzen und
digitalen Arbeitsräumen für die beratenden Fachausschüsse eingerichtet. Die
Ratsversammlung und die beschließenden Ausschüsse folgen, sobald die rechtlichen
Grundlagen hier vorliegen. Danach folgen die Ortschaftsräte und Stadtbezirksbeiräte.
Anschließend folgen die weiteren Gremien. Für die Durchführung der Sitzungen erfolgt
eine Orientierung am Terminplan der Ratsversammlung 2020.
 Vorschlag 1 Arbeit der Gremien:
 Digitaler Arbeitsraum: Für alle politischen Gremien der Stadt Leipzig wird jeweils
ein digitaler Arbeitsraum eingerichtet. Das BfR übernimmt die Administration der
Arbeitsräume der Verwaltung, die den Fachbereich des Gremiums betreffen.
 Gremien, welche dem BfR zugeordnet sind, die Moderation.
 Videokonferenzen: In einen ersten Schritt werden die Sitzungen der beratenden
Fachausschüsse per Videokonferenz durchgeführt. Die Ratsversammlung und die
beschließenden Ausschüsse folgen, sobald die rechtlichen Grundlagen hier
vorliegen. Sitzungen der Fachausschüsse werden nur per Videokonferenz
durchgeführt, wenn die 2. Lesung von Vorlagen oder Anträgen oder eilbedürftige
Vorlagen auf der Tagesordnung stehen. Weitere politische Gremien können in
einen zweiten Schritt nach Bedarf Sitzungen als Videokonferenzen
durchgeführen.

b. Anforderungen für Vorlagen und Anträge:
Vorlagen und Anträge sollen nach Möglichkeit in maximal zwei Gremien digital
beraten werden. Diese Restriktion ist notwendig um die digitale Arbeit nicht zu
überlasten.
 Vorschlag 2: Um die Videokonferenzen nicht zu überlasten wird
vorgeschlagen, dass die 1. Lesung von Anträgen/Vorlagen im digitalen
Arbeitsraum abgewickelt werden und die 2. Lesung per Videokonferenz in den
Gremiumssitzungen erfolgt. Folgendes Verfahren wird vorgeschlagen. "Zur 1.
Lesung werden im digitalen Arbeitsraum zu den Tagesordnungspunkten der
Einladung für jede zu behandelnde Angelegenheit (Vorlagen, Anträge) eigene
Unterforen angelegt. Die Gremienmitglieder können innerhalb eines in der
Einladung festgelegten Zeitraums Beiträge zu den Tagesordnungspunkten
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einstellen. Die Verwaltung oder die Antragssteller bereiten Antworten auf die
in 1. Lesung aufgeworfener Fragen auf und stellen sie zeitnah im digitalen
Arbeitsraum zur Verfügung. Die Teilnahme papiergebunden arbeitender
Stadträte muss über die Fraktionen organisiert werden. Die 2. Lesung findet
per Videokonferenz am Sitzungstag statt.

c. Anforderungen öffentlich tagende Gremien:
 Der Mitgliederkreis muss verifiziert werden.
 Die Öffentlichkeit muss Diskussion und Beschlüsse verfolgen können.
 Die Präsentation von Inhalten (PPP und Video) muss für alle Teilnehmer
einsehbar sein
 Einwohneranfragen zur/während der öffentlichen Sitzung sollten möglich
sein.

d. Anforderungen bei nicht-öffentlichen Sitzungen:
a. Teilnehmerkreis muss verifiziert werden (Gremienmitglieder +
geladene Gäste)
b. Stadträte, welche nicht Mitglied des Gremiums sind, erhalten
Zugangsdaten auf Nachfrage
c. Digitaler Sitzungsraum muss gesichert sein.
d. Präsentation von Inhalten (PPP und Video) muss für alle Teilnehmer
einsehbar sein.

e. Anforderungen Digitale Arbeit bei beratenden und beschließenden Gremien:

 Öffentlich tagende
Gremien
Nicht-öffentlich tagende
Gremien
Beratende
Gremien/Vorlagen
 Öffentlichkeit muss
Votierung verfolgen
können
 Votierung muss
transparent sein
 Öffentlich
zugängliches
Protokoll
 Beschlussfähigkeit
 Votierung muss
transparent sein
 Protokollierung
 Beschlussfähigkeit
Beschließende
Gremien/Vorlagen
 Öffentlichkeit muss
Votierung verfolgen
können
 Votierung muss
transparent sein.
 Öffentlich
zugängliches
Protokoll
 Strenge
Verifizierung der
Teilnehmer
 Befangenheitsregeln
beachten
 Beschlussfähigkeit
 Votierung muss
transparent sein und
zeitgleich gewährleistet
werden
 Protokollierung
 Prüfung Anwendung von
Umlaufbeschlüssen, wie
bei VOB/VOL schon jetzt
praktiziert
 Beschlussfähigkeit

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3. Technische Voraussetzungen:
Folgende technischen Voraussetzungen sind für die digitale Arbeit von politischen Gremien
notwendig:
a. Ratsinformationssystem (Allris) für Einladungen, Tagesordnungen,
Vorlagen und Protokolle

b. Videokonferenzen mit Chatfunktion
Für die Durchführung von Sitzungen mit Votierung von Vorlagen und Anträgen sind
Videokonferenzen notwenig. Diese benötigen eine Moderationsmöglichkeiten u.a. Freigabe
des Mikrofons und die Erteilung von Rederechten; des Weiteren muss die Definition des
Ausgabe-Video-Signals für Stream inkl. der Einbindung von PPP und Video und die
Präsentation von Inhalten möglich sein (PPP + Video). Es müssen die technischen
Voraussetzungen gegeben sein, dass alle Gremienmitglieder an den Videokonferenzen
teilnehmen können.
c. Arbeitsräume (Projektmanagement-Anwendungen/Wissensmanagement)
Digitale Arbeitsräume sind für die 1. Lesung von Anträgen und Vorlagen und für die Vor- und
Nachbereitung der Sitzungen notwendig. Diese brauchen folgende Funktionen:
 Kommentarfunktion zu einzelnen Vorhaben/Projekten
 Chatfunktion
 Feines Rechtesystem/Rollen und Berechtigungen
 Historie
 Möglichkeit zur Setzung von Fristen, Zuständigkeiten und Dateiablage
 Ein Arbeitsraum pro Gremium.
 Arbeitsräume mit unlimitierten Projekten/Projekträume
 Durchsuchbares Taskarchiv
 Administratorkonto

d. Strukturanforderungen für die Anwendungen für das digitale Arbeiten:
 Teilnehmeranzahl pro Gremium zwischen 5 – ca. 100
 DB OBM
 Ältestenrat
 Ratsversammlung
 2 beschließende Ausschüsse
 Jugendhilfeausschuss
 Petitionsausschuss
 14 beratende Ausschüsse
 14 Ortschaftsräte
 10 Stadtbezirksbeiräte
 4 Betriebsausschüsse
 9 sonstige Beiräte (§ 47 SächsGemO)
 3 Vergabegremien
 Hochverfügbarkeit des Systems, Sitzung muss stabil sein.
 Anwendung Videokonferenz, Chat und Arbeitsraum muss über Browser arbeiten
können, eventuell Aufzeichnung und Speicherfunktion für Dokumentation.
 Der Arbeitsraum ist nur für verfifzierte Nutzer zugänglich.
 Teilnehmer können sich möglichst barrierearm austauschen.
 Eine Präsentation von Inhalten muss möglich sein (PPP + Video).
 Bereitstellung von mobilen Endgeräten für Teilnehmer, die  über keine eigene
geeignete Technik verfügen.
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 Livestream für Öffentlichkeit. Anfrage bei Leipzig Fernsehen beziehungsweise
Radio, ob hier eine (Live)Übertragung für Bürger ohne Internetzugang
gewährleistet werden kann.
 Chatfunktion/E-Mail für Einwohneranfragen
 Service- und Benutzerfreundlichkeit

4. Produktübersicht:
Es wird vorgeschlagen Microsoft Teams zu verwenden. Microsoft Teams beinhaltet
Videokonferenzen, Chatfunktionen und digitale Arbeitsräume. Microsoft Teams wird aktuell
vom Hauptamt und der Lecos geprüft und erfüllt die Vorgaben der DSGVO
(https://products.office.com/de-de/where-is-your-data-
located?ms.officeurl=datamaps&geo=All#office-ContentAreaHeadingTemplate-bkjgypc).
Microsoft Teams ist sofort einsetzbar, erfüllt die Voraussetzungen und wird der Stadt Leipzig
für sechs Monate kostenfrei zur Verfügung gestellt.
Weitere möglichen Produkte:
Videokonferenzen mit Chatfunktion
 Zoom
 Adobe Connect
Digitale Arbeitsräume
 Meistertask (bereits von der Stadt geprüft)
 Jira (bereits von der Stadt geprüft)
 Trello

3. Realisierungs- / Zeithorizont

Ziel ist eine schnelle Verfügbarkeit für demokratische Prozesse herzustellen.

 13. Kalenderwoche
a. Testen der Videokonferenzanwendungen und digitale Arbeitsräume:
 Funktion zeigen durch Microsoft – zur Abschätzung ob MS Teams die
Anforderungen erfüllen kann (23.03.2020)
 Klärung rechtlicher Grundlagen
 14. Kalenderwoche
a. Testen der Videokonferenzanwendungen Microsoft Teams:
 Funktionssimulation Stadtrat (Test mit der max. Anzahl an Stadträten
unter Anwendung, des Moderationskonzeptes)
 15. Kalenderwoche
a. Testphase: erste Gremien

4. Finanzielle Auswirkungen

Die notwendigen Lizenzen stehen der Stadt Leipzig für einen Testzeitraum von sechs
Monaten kostenlos zur Verfügung. Der Testzeitraum läuft im August 2020 aus und wandelt
sich nicht automatisch in einen zahlungspflichtigen Vertrag um. Sollten die coronabedingten
Einschränkungen darüber hinaus fortgelten oder der Einsatz der getesteten Anwendungen
darüberhinaus vorteilhaft erscheinen, legt das Büro für Ratsangelegenheiten ein
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überarbeitetes Konzept unter Darlegung der erforderlichen finanziellen Mittel einschließlich
eines Deckungsvorschlages vor.

5. Auswirkungen auf den Stellenplan

6. Bürgerbeteiligung

 bereits erfolgt     geplant    x nicht nötig

7. Besonderheiten

8. Folgen bei Nichtbeschluss

Solange die kontakteinschränkenden Maßnahmen im Zusammenhang mit der Coronakrise
andauern, kann die Arbeit der politischen Gremien nur auf sehr geringem Niveau aufrecht
erhalten werden, die politischen Mandatsträger können nicht bestmöglich in
Entscheidungsfindungsprozesse eingebunden werden und es entsteht ein Stau unerledigter
Angelegenheiten, die auch nach Beendigung der Krise nur mit sehr hoher Zeitverzögerung
bearbeitet werden können.

Anlagen:

Anlage 1: rechtliche Überlegungen
Anlage 2: Organisationskonzept
Anlage 3: Moderationskonzept

1

Anlage zu GB01-03-NF und VII-DS-01077
Rechtliche Rahmenbedingungen für die digitale Gremienarbeit in Krisensituationen
Stand 20.03.2020
Auf der Grundlage einer ausführlichen Zuarbeit des Rechtsamts kann zusammengefasst folgende
Aussage getroffen werden:
Digitale Arbeitsräume
Gegen die Arbeit in digitalen Arbeitsräumen zur Vorbereitung und Vorberatung von Angelegenheiten
bestehen keine rechtlichen Bedenken. Es muss auf die datenschutz- und
persönlichkeitsrechtskonforme Ausgestaltung geachtet werden.

Abhalten von Sitzungen in Videokonferenzen
Relevante Verfahrensvorschriften sind die §§ 36-42 SächsGemO, die von Präsenzsitzungen ausgehen.
Auch in den Kommentaren wurde bisher schlichtweg nicht an Videokonferenzen gedacht. Gestreift
wurde das Thema am Rand im Zusammenhang mit der Frage, ob ein livestream die Öffentlichkeit
ersetzen kann. Dies wurde bisher verneint, weil er nicht dieselbe akustische und visuelle Teilnahme
ermögliche, wie eine Präsenz im Sitzungsraum.
Diesem Gedanken folgt auch der SSG in Abstimmung mit dem SMI mit seiner Mitteilung vom
18.03.2020. Deutschlandweit ist bisher noch keine Kommune bekannt, die Gemeinderatssitzungen in
Videokonferenz abhalten. Gewählt werden dort bisher die Formen:
- reduzierte Teilnehmerzahl:
 Sitzungen finden nur mit für die Beschlussfähigkeit notwendiger Anzahl von
Stadträten statt, dabei wird das Verhältnis der Fraktionsgrößen berücksichtigt
 Öffentlichkeit bleibt bestehen, verfügbare Plätze reduziert und Menschen gebeten,
Sitzung bevorzugt über livestream zu verfolgen
- Ausfall von Sitzungen
- Kompetenzübertragung auf Haupt- und Finanzausschüsse

Nach Auffassung des Büros für Ratsangelegenheiten sind diese restriktive Auslegung der
Rechtsvorschriften und in anderen Städten gewählte Praxis der derzeitigen Krisensituation nicht
angemessen.
In Italien gab es am 17.03.2020, einen Gesetzeserlass, mit dem das Abhalten von Gremiensitzungen
per Videokonferenz ermöglicht wurde. In der Leipziger Partnerstadt Bologna hat am Mittwoch, den
18.03.2020, die erste Stadtratssitzung per Videokonferenz stattgefunden. (Siehe Vergleichsstudie
Italien unten, die auch den dortigen Beschluss zur Einführung von Videokonferenzen und einen
kurzen Leitfaden wiedergibt).
1. Grundsätzliche Zulässigkeit von Videokonferenzen als Sitzungsform
Allein die Tatsache, dass der Gesetzgeber ausschließlich Gremiensitzungen in Gebäuden bei
gleichzeitiger Anwesenheit aller Teilnehmer und der Öffentlichkeit in einem Raum vor Augen gehabt

2

haben dürfte, schließt die Durchführung von beschlussfassenden Gremiensitzungen in einem
virtuellen Raum nicht grundsätzlich aus. Wichtig ist, dass die Gestaltung so gewählt wird, dass alle
Vorschriften - insbesondere der SächsGemO - zum ordnungsgemäßen Verfahren eingehalten
werden. Darüber hinaus wäre auch eine datenschutz- und persönlichkeitsrechtskonforme
Ausgestaltung insbesondere hinsichtlich der Aufzeichnung, Übertragung und Speicherung
sicherzustellen.
2. Wahrung des Öffentlichkeitsgrundsatzes, § 37 SächsGemO
Größtes Argument ist das hohe Gut der Wahrung der Öffentlichkeit (§ 37 SächsGemO). Es verbietet
sich eine generelle Auslegung von § 37 SächsGemO dahin, dass eine Live-Übertragung einer
Videokonferenz ausreichend ist, um den Grundsatz der Öffentlichkeit zu wahren, insbesondere da
eine solche generelle Auslegung dann auch für die Zeiten nach der aktuellen Krise weiter gelten
würde.
Dennoch kann eine Regelung getroffen werden, die konstatiert, dass eine Herstellung der
Öffentlichkeit in Präsenzform in der derzeitigen Krise weder realisierbar noch vertretbar ist, dass
vielmehr die Öffentlichkeit unter gleichzeitiger Aufrechterhaltung der Arbeitsfähigkeit der Gremien in
dieser Situation und beschränkt auf die Dauer des aktuellen Notstands besser über die Abhaltung
von Gremiensitzungen per Videokonferenz hergestellt werden kann. Gleichzeitig würde der
Beschluss auf die Zeit des Notstands begrenzt die Abhaltung von Gremiensitzungen per
Videokonferenz ermöglichen.
Die Regelung ist flexibel zu halten, um auf die sich ändernde aktuelle Situation eingehen zu können.
Status quo (Freitag, 20.03.2020, 12:30 Uhr) wäre noch denkbar eine begrenzte Öffentlichkeit
dadurch herzustellen, dass eine sehr begrenzte Anzahl von Zuschauern/Presse in den Raum der
Videokonferenz zugelassen werden würde, wo der Gremienvorsitzende sitzt, z.B. das Stadtbüro. Die
Regelung muss aber auf jeden Fall so ausgestaltet werden, dass eine rein digitale Öffentlichkeit
ausreicht.

3. Handlungsempfehlung zur Herbeiführung der rechtlichen Grundlage
In seiner vorläufigen Einschätzung hat das Rechtsamt vorgeschlagen, einen Vorschlag zum Erlass
konkreter Festlegungen für beschlussfassende Gremiensitzungen an die Landesebene heranzutragen
werden. Dabei sollte es insbesondere Regelungen zu den möglichen Sitzungs- und Beschlussformen
geben, damit eine rechtssichere Beschlussfassung ermöglicht wird, ohne dafür Sitzungen mit
persönlicher Anwesenheit einberufen zu müssen. Zur Gewährung von Rechtssicherheit sollte darin
auch ausdrücklich die Möglichkeit zur Wahl von Videokonferenzen als Sitzungsform festgelegt
werden. Dabei würde es sich empfehlen, wie zum Beispiel in der italienischen Regelung, die
Ausgestaltung der Öffentlichkeit von Sitzungen den Gemeinden selbst - abhängig von den jeweils
vorhandenen technischen Möglichkeiten - zu überlassen und diese dabei z.B. auf ein bestimmtes
Minimum zu verpflichten. Für den Fall, dass es seitens des Landes keine Regelung geben sollte, sollte
bereits jetzt parallel geprüft werden inwieweit eine städtische Regelung im Rahmen der
infektionsschutzrechtlichen Zuständigkeiten in Betracht kommt.

3

Coronavirus - Vergleichsstudie – Wie gehen italienische Städte in
Bezug auf Stadtratssitzungen mit der Coronakrise um?
Stand 19.03.2020sw
Rechtliche Grundlagen
Es ist keine Recherche erfolgt, wie die kommunalverfassungsrechtlichen Regelungen in Italien im
Einzelnen aussehen. Jedenfalls wurde ab 17. März 2020 mit dem Gesetzesdekret der Italienischen
Regierung für alle Gemeinden der Weg geöffnet, die Sitzungen der politischen Gremien per
Videokonferenz abzuhalten. Die entsprechende Regelung lautet:
Decreto legge, „Decreto Cura Italia“, 17 marzo 2020, n. 18
„Art. 73
(Vereinfachungen für die Arbeit von Gremien)
1. Mit dem Ziel, die Verbreitung des Virus COVID-19 zu vermeiden und einzudämmen, können bis
zum Ende des durch den Ministerrat am 31. Januar 2020 ausgerufenen Notstands die Räte der
Gemeinden, Provinzen und der Metropolregionen sowie die Kommunalregierungen, die bisher keine
Regelungen zur Abhaltung der Sitzungen in Videokonferenz getroffen haben, sich in dieser Art unter
Einhaltung der zuvor vom Vorsitzenden oder, wo vorgesehen, vom Bürgermeister, festgelegten
Transparenz- und Nachverfolgbarkeitskriterien versammeln, soweit Systeme eingesetzt werden, die
es ermöglichen, die Identität der Teilnehmer sicher festzustellen, der geregelte Ablauf der Sitzungen
gesichert und die Durchführung der Funktionen nach Art. 97 des Gesetzesdekrets vom 18. August
2000, Nr. 267  gewährleistet sind sowie, soweit dies vorgesehen ist, die Öffentlichkeit in
angemessener Weisen nach einem von jeder Institution festgelegten Verfahren, hergestellt wird.“

Zusammengefasst können Gremiensitzungen unter folgenden Voraussetzungen per
Videokonferenz abgehalten werden:
- Einsatz von Technik, die es ermöglicht mit Sicherheit die Teilnehmer zu identifizieren
- Sicherstellung des geregelten Ablaufs und der Protokollierung der Sitzungen
- Soweit Öffentlichkeit vorgeschrieben ist, die Sicherstellung dieser in angemessener Form nach einer
von jeder Institution selbst festgelegten Art und Weise
In Italien wird von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht. So hat zum Beispiel unsere Partnerstadt
Bologna ihre Stadtratssitzung vom 18.03.2020 per Videokonferenz abgehalten. Diese wurde über
livestream (youtube) und Radio übertragen.
Für die Videokonferenzen nutzt die Stadt Bologna Google meet.
Freundlicherweise hat das dortige Büro für Ratsangelegenheiten uns die für diese Situation
getroffenen Regelungen übersandt. Es folgt eine Grobübersetzung mit dem Ziel, daraus Anregungen
für die bei uns zu treffenden Regelungen ziehen zu können:
Auf Grundlage des o.g. Gesetzes u.a. aktuellen „Notstandsvorschriften“ und nach Anhörung der
Vorsitzenden des „Allgemeinen Ausschusses“ und des Generalsekretärs hat die Vorsitzende des
Gemeinderats von Bologna einen Beschluss folgenden Inhalts erlassen:

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Beschluss zur Durchführung von Stadtratssitzungen per Videokonferenz
1. Die Sitzungen des Gemeinderats bis zum Ende des Notstands in Videokonferenz statt.
2. Die Praxis der Ladung und Zurverfügungstellung der Unterlagen zur Tagesordnung bleiben
bestehen. Die Teilnahme an der Sitzung erfolgt durch Videokonferenzverbindung. Jedem Stadtrat
wird die Möglichkeit der Wortmeldung gemäß den in der Geschäftsordnung vorgesehenen
Modalitäten eingeräumt.
3. Für die Beschlussfähigkeit zählen die aktivierten Verbindungen.
4. Die Vorsitzende wird von dem Generalsekretär oder einem Vertreter unterstützt, der auch an
der Videokonferenz teilnimmt.
5. Die Abstimmungen erfolgen nach namentlichen Aufruf und die Stimmenabgabe wird
eindeutig durch den Sekretär und seine Helfer protokolliert.
6. Sollte sich die Abgabe von Unterlagen zu Protokoll oder die Verbreitung von Anträgen zur
Tagesordnung und Unterlagen im Laufe der Sitzung als notwendig erweisen, müssen diese an das
Büro für Ratsangelegenheiten im pdf-Format übermittelt werden.
7. Die Öffentlichkeit der Sitzungen wird durch livestream hergestellt.
8. Die Regelungen zum Sitzungsgeld und zur Arbeitsfreistellung bleiben unverändert.
9. Die in diesem Beschluss getroffenen Regelungen gelten auch für die Ausschüsse, wobei die
Ausschussvorsitzenden durch das Büro für Ratsangelegenheiten für die Anwesenheitskontrolle und
Protokollierung unterstützt werden.

Daneben wurde ein Leitfaden verfasst, der den Ablauf der Videokonferenz grob regelt:
Vorbemerkung:
Es wird empfohlen, Kopfhörer, oder besser noch eine Headset zu benutzen und das Mikrofon und die
Videokamera ausgeschaltet zu lassen, wenn man nicht gerade das Wort hat. Es wird darum gebeten,
die Wortmeldungen kurz und präzise zu halten.
Eröffnung der Sitzung
Namentlicher Aufruf durch den Generalsekretär (BfR).
Der Vorsitzende erklärt die Sitzung bei Erreichung der für die Beschlussfähigkeit erforderlichen
Anzahl für eröffnet. Es folgen die vorbereiteten Tagesordnungspunkte.
Chatbenutzung
Der Chat wird von den Stadträten AUSSCHLIESSLICH zur Anmeldung von Wortmeldungen benutzt.
Die Vorsitzende nutzt ihn für allgemeine Informationen, z.B.:
- es wird TOP … zur Abstimmung gestellt

Anträge zur Geschäftsordnung, persönliche Bemerkungen

5

Werden zuvor telefonisch oder per WhatsApp Nachricht angemeldet. Die Geschäftsführung (BfR,
Vorsitzende) tauschen sich über internen chat aus und entscheiden und teilen die Entscheidung dem
Stadtrat/der Stadträtin mit. Bei Zulassung wird im allgemeinen Chat mitgeteilt, z.B.:
- für einen Antrag zur Geschäftsordnung wird Stadtrat XY das Wort erteilt
- für eine persönliche Bemerkung wird Stadtrat XY das Wort erteilt

Einreichung und Verteilung von Dokumenten
Im Laufe der Sitzung: im Pdf-Format per Whatsapp an Vorsitzenden, der zur Whatsappgruppe
„Vorsitender + BfR“ weiterleitet. BfR benennt die Dokumente entsprechend Tagesordnung um und
speichert sie, dann werden sie an alle Stadträte über den Chat „BfR + Stadtrat“ verteilt.
Abstimmung
Der Vorsitzende schreibt die zur Abstimmung gestellte Angelegenheit in den allgemeinen Chat und
wartet 1 bis 2 Minuten bis zur Abstimmung.
Alle Stadträte schalten ihre Videokameras und Mikrofone ein.
Die Abstimmung erfolgt nach namentlichen Aufruf oder, falls möglich, durch Handhebung. Der Aufruf
erfolgt nach Fraktionen von der größten zur kleinsten, beginnend mit dem Fraktionsvorsitzenden und
dann alphabetisch.

Eröffnung einer Ausschusssitzung
Die Stadträte schreiben ANWESEND in den allgemeinen chat. Dadurch wird die Unterschrift auf der
Anwesenheitsliste ersetzt. Der/die Vorsitzende erklärt die Sitzung bei Erreichung der
Beschlussfähigkeit die Sitzung für eröffnet.

VII-DS-01070 – Anlage 2 Seite 1 von 10

VII-DS-01077 – Anlage 2
Organisationskonzept – Gremiensitzung per Videokonferenz
1. Druchführung von Gremiensitzungen per Videokonferenz
2. Personalbedarf
3. Raumbedarf
4. Technikbedarf
5. Organisationbedarf
6. Zeitleiste

1. Druchführung von Gremiensitzungen per Videokonferenz
Es wird empfohlen, Kopfhörer oder besser noch ein Headset zu benutzen und das Mikrofon
ausgeschaltet zu lassen, wenn man nicht gerade das Wort hat. Es wird darum gebeten, die
Wortmeldungen kurz und präzise zu halten.
Zur optimalen Nutzung der digitalen Arbeit mit Microsoft Teams (Videokonferenz und digitale
Arbeitsräume) wird empfohlen, dass alle Stadträte, Stadtbezirksbeiräte und Ortschaftsräte
städtische E-Mail-Adressen verwenden (für Stadträte: [E-MAIL ENTFERNT],
für Stadtbezirksbeiräte: [E-MAIL ENTFERNT] und für Ortschaftsräte
[E-MAIL ENTFERNT] ).
Vorbemerkungen Sitzungsablauf:
Chatbenutzung:
Chat 1 (Sitzungschat): Der Chat wird zur Anmeldung von Wortmeldungen, für Anträge zur
Geschäftsordnung, die Einreichung von Änderungsanträgen, für Abstimmungen, Anzeigen
der Rednerliste und Mitteilung Tagungsordnungspunkt benutzt.
Chat 2: Technischer Support
Chat 3: Verwaltungschat/interner Organisation (sichtbar nur für BfR, Vorsitzenden)
Anträge zur Geschäftsordnung, persönliche Bemerkungen
Werden per Chat 1 angemeldet. Die Geschäftsführung (BfR, Vorsitzende) tauschen sich
über Verwaltungschat aus und entscheiden und teilen die Entscheidung dem Stadtrat/der
Stadträtin mit. Bei Zulassung wird im allgemeinen Chat mitgeteilt, z.B.:
- für einen Antrag zur Geschäftsordnung wird Stadtrat XY das Wort erteilt
- für eine persönliche Bemerkung wird Stadtrat XY das Wort erteilt.
Einreichung und Verteilung von Dokumenten
Im Laufe der Sitzung: Im Pdf-Format per E-Mail an BfR. BfR benennt die Dokumente
entsprechend Tagesordnung um und speichert sie in Allris, dann werden alle Stadträte über
den Chat 1 informiert.
Abstimmung:
Abstimmungen von Niederschriften, Mandatsveränderungen, Petitionen, Besetzung von
Gremien, Wahl und Entsendung von Vertretern, Anträgen und Vorlagen können wie folgt
durchgeführt werden:
VII-DS-01070 – Anlage 2 Seite 2 von 10

 namentliche Abstimmung per Video: Der Vorsitzende schreibt den zur Abstimmung
stehenden TOP in den Chat 1 und wartet 1 bis 2 Minuten bis zur Abstimmung. Alle
Stadträte schalten ihre Videokameras und Mikrofone ein. Die Abstimmung erfolgt
nach namentlichen Aufruf. Der Aufruf erfolgt nach Fraktionen von der Größten zur
Kleinsten, beginnend mit dem Fraktionsvorsitzenden und dann alphabetisch. Der
Vorsitzende gibt das Ergebnis in der Videokonferenz und in Chat 1 bekannt.
 Namentlich Abstimmung über Chat 1: Der Vorsitzende schreibt die zur Abstimmung
stehenden TOP in den Chat 1 und gibt die Abstimmung in dem dafür eingestellten
Formular (im Chat 1) für 2 Minuten frei. Der Vorsitzende gibt das Ergebnis in der
Videokonferenz bekannt. Die namentliche Abstimmung wird ins Protokoll
aufgenommen
 Anonyme Abstimmung über Chat 1: Der Vorsitzende schreibt die zur Abstimmung
stehenden TOP in den Chat 1 und gibt die Abstimmung in den dafür eingestellten
Formular für 2 Minuten frei. Der Vorsitzende gibt das Ergebnis in der Videokonferenz
bekannt.
Der Vorsitzende kann alle drei Abstimmungsverfahren variabel einsetzen. Die
Gremienmitglieder verpflichten sich, selber abzustimmen. Bei Satzungen ist immer eine
namentliche Abstimmung durchzuführen.

VII-DS-01070 – Anlage 2 Seite 3 von 10

Für die Ratsversammlung
Ablauf/Leitfaden:
Livestream wird angeschaltet.
1. Eröffnung und Begrüßung
Der Oberbürgermeister eröffnet die Sitzung.
2. Feststellung der Beschlussfähigkeit
Namentlicher Aufruf durch das BfR. Der Oberbürgermeister und die Stadträte schalten ihre
Videokameras und Mikrofone ein. Der Aufruf erfolgt nach Fraktionen von der Größten zur
Kleinsten, beginnend mit dem Fraktionsvorsitzenden und dann alphabetisch.
Der Vorsitzende erklärt die Sitzung bei Erreichung der für die Beschlussfähigkeit
erforderlichen Anzahl für eröffnet.
3. Feststellung der Tagesordnung
Der Vorsitzende gibt Änderungen der Tagesordnung bekannt und fragt, ob es Anträge zur
Tagesordnung gibt, diese werden ggf. behandelt. Danach stellt der Vorsitzende die
Tagesordnung fest.

4. Bekanntgabe von Beschlüssen aus nichtöffentlicher Sitzung
Der Vorsitzende gibt Beschlüsse aus nichtöffentlicher Sitzung bekannt.
5. Niederschrift
Gibt es Hinweise zu Änderungen?
Abstimmung
6. Eilentscheidung des Oberbürgermeisters
Der Oberbürgermeister gibt die Eilentscheidungen bekannt.
7. Mandatsveränderung
Abstimmung
8. Einwohneranfragen
Einwohneranfragen werden schriftlich beantwortet. Nachfragen werden schriftlich
beantwortet.
9. Petitionen
Gibt es Wortmeldungen?
Abstimmung
10. Besetzung von Gremien
 Gremienbesetzung, wo keine Abstimmung notwendig ist: Vorlage wird vom
Oberbürgermeister zur Kenntnis gegeben.
 Ansonsten Abstimmung

11. Wahl und Entsendung der Vertreter der Stadt Leipzig in Aufsichtsräte,
Zweckverbände und Gremien, in denen die Stadt Mitglied ist
VII-DS-01070 – Anlage 2 Seite 4 von 10

 Gremienbesetzung, wo keine Abstimmung notwendig ist: Vorlage wird vom
Oberbürgermeister zur Kenntnis gegeben.
 Ansonsten Abstimmung

12. Anträge zur Aufnahme in die Tagesordnung und Verweisung in die Gremien
gem. § 5 Abs. 3-5 der Geschäftsordnung
Vorlage „Anträge zur Aufnahme in die Tagesordnung und Verweisung in die Gremien“
wird im Allris zur Kenntnis gegeben. Fraktionen melden bis 3 Stunden vor Sitzung ihre
Änderungs- und Ergänzungswünsche beim BfR an. Der Oberbürgermeister informiert
über die Aufnahme und Verweisung.

13. Personalangelegenheiten
Vorschlag: Aussetzung
14. Anträge zur Beschlussfassung
Einbringung: durch Antragsteller
Wortmeldungen/Redebeiträge
Abstimmung
15. Anfragen an den Oberbürgermeister
Anfragen werden schriftlich beantwortet. Nachfragen können im digitalen Arbeitsraum
gestellt werden. Beantwortung bis 10 Tage nach Ratsversammlung.
16. Bericht des Oberbürgermeisters

17. Spenden, Schenkungen und ähnliche Zuwendungen.
Wird das Wort gewünscht?
Abstimmung
18. Vorlagen I
Es wird vorgeschlagen vor der Ratsversammlung abzufragen, für welche Vorlagen es
Wortmeldungen/Redebeiträge gibt. Bei Vorlagen ohne Anmeldung findet gleich die
Abstimmung statt.
Wird eine Einbringung gewünscht?
Wortmeldungen/Redebeiträge
Abstimmung
19. Informationen I
Wird das Wort gewünscht?
Livestream wird ausgeschaltet
20. Anträge zur Beschlussfassung II (nichtöffentlich)
Einbringung: durch Antragsteller
Wortmeldungen/Redebeiträge
VII-DS-01070 – Anlage 2 Seite 5 von 10

Abstimmung

21. Anfragen an den Oberbürgermeister II (nichtöffentlich)
Anfragen werden schriftlich beantwortet. Nachfragen können im digitalen Arbeitsraum
gestellt werden. Beantwortung bis 10 Tage nach Ratsversammlung.
22. Spenden, Schenkungen und ähnliche Zuwendungen II (nichtöffentlich)
Gibt es Wortmeldungen?
Abstimmung
23. Bericht des Oberbürgermeisters II (nichtöffentlich)
24. Vorlagen II (nichtöffentlich)
Es wird vorgeschlagen vor der Ratsversammlung abzufragen, für welche Vorlagen es
Wortmeldungen/Redebeiträge gibt. Bei Vorlagen ohne Anmeldung findet gleich die
Abstimmung statt.
Wird eine Einbringung gewünscht?
Wortmeldungen/Redebeiträge
Abstimmung

25. Informationen II (nichtöffentlich)

VII-DS-01070 – Anlage 2 Seite 6 von 10

Für Ausschusssitzungen (nichtöffentlich/nichtbeschließend)
Ablauf/Leitfaden:
1. Feststellung der Beschlussfähigkeit und der Tagesordnung
Die Stadträte schreiben ANWESEND in den Chat 1. Dadurch wird die Unterschrift auf der
Anwesenheitsliste ersetzt. Der Vorsitzende erklärt die Sitzung bei Erreichung der
Beschlussfähigkeit für eröffnet.
2. Festlegungsprotokolle
Der Vorsitzende schreibt die Abstimmung zum Protokoll in den Chat 1 und wartet 1 bis 2
Minuten bis zur Abstimmung. Alle Stadträte schalten ihre Videokameras und Mikrofone ein.
Die Abstimmung erfolgt nach namentlichen Aufruf.
3. Vorstellung Vereine/Verbände
Der Vorsitzende gibt den Zugang für den Gast zum Tagungsordnungspunkt frei.
4. Vorlagen 2. Lesung
Wird eine Einbringung gewünscht?
Wortmeldungen/Redebeiträge
Abstimmung
5. Vorlagen 1. Lesung
Vorlagen 1. Lesung werden in einen digitalen Arbeitsraum angelegt. Die Gremienmitglieder
können Fragen dazu stellen. Diese werden in der Regel innerhalb von 10 Tagen
beantwortet.
6. Anträge 2. Lesung
Wird eine Einbringung gewünscht?
Wortmeldungen/Redebeiträge
Abstimmung
Anträge 1. Lesung
Anträge 1. Lesung werden in einem digitalen Arbeitsraum angelegt. Die Gremienmitglieder
und die Verwaltung können innerhalb eines in der Einladung festgelegten Zeitraums Fragen
dazu stellen. Diese sollen in der Regel innerhalb von 10 Tagen beantwortet werden.
7. Informationen (wird die Einbringung erwünscht)
8. Bericht der Bürgermeister
9. Verschiedenes

VII-DS-01070 – Anlage 2 Seite 7 von 10

Für Ausschusssitzungen (öffentlich)
Ablauf/Leitfaden:
Livestream wird angeschaltet
1. Feststellung der Beschlussfähigkeit und der Tagesordnung
Namentlicher Aufruf durch den Vorsitzenden. Der Vorsitzende erklärt die Sitzung bei
Erreichung der Beschlussfähigkeit die Sitzung für eröffnet. Gegebenenfalls werden Anträge
zur Tagesordnung behandelt.

2. Festlegungsprotokolle
Gibt es Hinweise?
Abstimmung
3. Vorstellung Vereine/Verbände/Gäste
Der Vorsitzende gibt den Zugang für den Gast zum Tagungsordnungspunkt frei.
4. Vorlagen 2. Lesung
Wird eine Einbringung gewünscht?
Wortmeldungen/Redebeiträge
Abstimmung
Beschließende Vorlagen:
Namentliche Abstimmung
Beratende Vorlagen:
Abstimmung
5. Vorlagen 1. Lesung
Vorlagen 1. Lesung werden in einen digitalen Arbeitsraum angelegt. Die Gremienmitglieder
können Fragen dazu stellen. Diese werden in der Regel innerhalb von 10 Tagen
beantwortet.
6. Anträge 2. Lesung
Wird eine Einbringung gewünscht?
Wortmeldungen/Redebeiträge
Abstimmung
Beschließende Vorlagen:
Namentliche Abstimmung
Beratende Vorlagen:
Abstimmung
Anträge 1. Lesung
VII-DS-01070 – Anlage 2 Seite 8 von 10

Anträge 1. Lesung werden in einen digitalen Arbeitsraum angelegt. Die Gremienmitglieder
und die Verwaltung können Fragen dazu stellen. Diese sollen in der Regel innerhalb von 10
Tagen beantwortet werden.
7. Informationen (wird die Einbringung erwünscht)
8. Bericht der Bürgermeister
9. Verschiedenes

VII-DS-01070 – Anlage 2 Seite 9 von 10

Für Stadtbezirksbeiräte, Ortschaftsräte und Fachbeiräte
Ablauf/Leitfaden:
Livestream wird angeschaltet für öffentliche Tagungsordnungspunkte
1. Feststellung der Beschlussfähigkeit und der Tagesordnung
Die Gremienmitglieder schreiben ANWESEND in den Chat 1. Dadurch wird die Unterschrift
auf der Anwesenheitsliste ersetzt. Der Vorsitzende erklärt die Sitzung bei Erreichung der
Beschlussfähigkeit die Sitzung für eröffnet.
2. Festlegungsprotokolle
Abstimmung
3. Vorstellung Vereine/Verbände
4. Vorlagen
Vorlagen werden mit Versendung der Unterlagen in einen digitalen Arbeitsraum angelegt.
Die Gremienmitglieder können Fragen dazu stellen. Diese werden zur Sitzung beantwortet.
Wird eine Einbringung gewünscht?
Wortmeldungen/Redebeiträge
Abstimmung
5. Anträge
Anträge werden mit Versendung der Unterlagen in einen digitalen Arbeitsraum angelegt. Die
Gremienmitglieder können Fragen dazu stellen. Diese sollen zur Sitzung beantwortet.
Wird eine Einbringung gewünscht?
Wortmeldungen/Redebeiträge
Abstimmung

6. Informationen (wird die Einbringung erwünscht)
7. Bericht der Bürgermeister
8. Verschiedenes

VII-DS-01070 – Anlage 2 Seite 10 von 10

2. Personalbedarf
 Technischer Support:
o für Support Hotline
o Onboarding in Sitzung (separate Phase vor Sitzungsstart mit Mikrotests,
Vorstellung der Teilnehmendenfunktionen, z.B. Chat/ Meldung etc. und
exemplarische Übung, Hinweise auf Umstellungsphase und ggf. zeitliche
Verzögerung der Übertragung und Zuteilung von Rederecht)
o Schulungen
o  Technischer Support in Sitzung
o Bedarf ist beim Personalamt angemeldet und wird geprüft. Es wird
zusätzliches Personal temporär (erstmal April/Mai) und stundenweise (vor
allem in den Nachmittags und Abendstunden) für den technischen Support
benötigt. Der Aufbau eines Pools zwischen 10-15 städtischen Mitarbeitern
wird als sinnvoll angesehen. Die Mitarbeiter benötigen folgende technische
Ausrüstung: Computer/Notebook/Tablet mit Kamera und Microphone,
Internetzugang und Kopfhörer/Headset.
 Moderatoren
o Unterstützung des Vorsitzenden in Sitzung
o Protokoll
o Vor- und Nachbereitung der Sitzung im digitalen Arbeitsraum
o Personeller zusätzlicher Bedarf wird momentan nicht angezeigt. Dieser wird
von Mitarbeitern des BfR gestellt.

3. Raumbedarf
o Zusätzlicher Raumbedarf für Mitarbeiter wird aktuell nicht angezeigt.
o Für Sitzungen können die Sitzungsräume in der 2. Etage/Neues Rathaus und die
Fraktionsgeschäftsstellen genutzt werden.

4. Technikbedarf
o Headsets für städtische Mitarbeiter, welche an Videokonferenzen teilnehmen
– ca. 50 Stück
o Mobile Sitzungsräume einrichten:
o Ca. 20 mobile Endgeräte plus 5 mobile Endgeräte als Reserve für Stadträte.

5. Organisationbedarf
o Es werden von allen Gremienmitglieder Listen erstellt nach
Gremium/zugehörigkeit/Alphabet: Handynummer und E-Mail-Adresse (Teilnehmer
Stadtratssitzung zuerst)
o Es wird von allen Gremienmitglieder erfragt, welche Technik vorhanden ist (Stadträte
zuerst)
o Die Gremienmitglieder werden in den Systemen Videokonferenz und Arbeitsraum
angelegt.

Vorlage VII-DS-01077 Anlage 3 – Seite 1 von 2

VII-DS-01077 – (Anlage 3)
Moderationskonzept – Gremiensitzung per Videokonferenz
Eine gute Moderation hilft den Teilnehmern, der Gremiumsitzung folgen zu können, sie zu
verstehen, koordiniert die Wortmeldungen und hilft den Teilnehmern sie letztlich gut zu
finden. Dazu bedarf es allerdings mehr als nur der sachlichen Ankündigung der jeweiligen
Programmpunkte, die aber unerlässlich ist.
Informationen:
 Reduzierung der Themen in einer Sitzung per Videokonferenz, um Sitzung nicht zu
überlasten.
Für die Ratsversammlung
Dauer: ca. 2-3 Stunden
Personal
 Vorsitzender/Moderator: Oberbürgermeister Jung
 2. Moderator: Herr Leisner (Chat-Sitzungschat)
 Protokoll (Ergebnisprotokoll)
 Moderation Technischer Support:  3 Personen (u.a. Chat 2 + Livestream)
 Moderation Chat 1 und 3 – 2 Personen
Vorbereitung:
 Alle Sitzungsteilnehmer erhalten vor der Sitzung den Link zur Videokonferenz.
 Der technische Support steht ab 2 Stunden vor Sitzungsbeginn bereit.
 Technik wird vor der Sitzung überprüft (Checkliste/Selbsttest).
o Ist die Internetverbindung stabil?
o Hat der Laptop/das Smartphone noch genug Akku?
o Nimmt das Mikrofon Ton auf?
o Zeigt die Kamera Bilder?
 Leitfaden erstellen u.a. Hinweise zu Akkustik Lichtverhältnissen und Störfaktoren.
 Anmeldung von Einbringern von Vorlagen/Anträgen (3 Stunden vor Sitzung)
 Arbeitsplätze im Haus vorbereiten.
 Rückmeldung Anwesenheit
 Rollenverteilung Team
 Drehbuch Sitzung/Tagesordnung liegt vor, inkl. Änderungen (2 Stunden vor Sitzung)
Beginn Sitzung:
 Eröffnung der Sitzung durch den Vorsitzenden
 Beschlussfähigkeit feststellen
 Grundregeln der Sitzung besprechen:
o Redebeiträge werden im Chat angemeldet
o Es wird das Wort vom Vorsitzenden/Moderator erteilt.
o Ich fasse mich kurz und halte die Redezeit ein (max. 5 Minuten).
o Ich spreche langsam und deutlich
o Ich schalte mein Micro ab, sobald ich fertig bin.
o Pro Fraktion redet, wenn möglich, nur ein Fraktionsmitglied pro TOP.
o Namentliche Abstimmung im Videobild oder
o Namentliche oder anonyme Abstimmung im Chat
Vorlage VII-DS-01077 Anlage 3 – Seite 2 von 2

Sitzungsablauf siehe Organisationskonzept – Gremiensitzung per Videokonferenz
Nach Sitzung:
 Ergebnisprotokoll
 Wortprotokoll
Für Ausschusssitzungen/Beiratssitzungen
Dauer: ca. 1-2 Stunden
Personal
 Vorsitzender/Moderator
 Protokoll (Ergebnisprotokoll)
 Moderation Technischer Support:  1 Person (u.a. Chat 2 )
 Moderation Chats 1 und 3 – 1 Person
Vorbereitung:
 Alle Sitzungsteilnehmer erhalten vor Sitzung den Link zur Videokonferenz.
 Der technische Support steht ab 30 Minuten vor Sitzungsbeginn bereit.
 Technik wird vor der Sitzung überprüft (Checkliste/Selbsttest).
o Ist die Internetverbindung stabil?
o Hat der Laptop/das Smartphone noch genug Akku?
o Nimmt das Mikrofon Ton auf?
o Zeigt die Kamera Bilder?
 Leitfaden erstellen u.a. Hinweise zu Akkustik Lichtverhältnissen und Störfaktoren.
 Anmeldung von Einbringern von Vorlagen/Anträgen von Gästen (5 Stunden vor
Sitzung)
 Arbeitsplätze im Haus vorbereiten.
 Rückmeldung Anwesenheit
 Rollenverteilung Team
 Script Sitzung/Tagesordnung liegt vor, inkl. Änderungen (2 Stunden vor Sitzung)
Beginn Sitzung:
 Eröffnung Sitzung durch Vorsitzenden
 Beschlussfähigkeit feststellen
 Grundregeln der Sitzung besprechen:
o Redebeiträge werden im Chat angemeldet
o Es wird das Wort vom Vorsitzenden/Moderator erteilt.
o Ich fasse mich kurz und halte die Redezeit ein (max. 5 Minuten).
o Ich spreche langsam und deutlich
o Ich schalte mein Micro ab sobald ich fertig bin.
o Pro Fraktion redet, wenn möglich, nur ein Fraktionsmitglied pro TOP.
o Namentliche Abstimmung im Videobild bei beschließenden Gremien
o Abstimmung im Chat 1 bei beratenden Gremien
Sitzungsablauf siehe Organisationskonzept – Gremiensitzung per Videokonferenz
Nach Sitzung:
 Ergebnisprotokoll


paper_type: Eilentscheidung

text:
1/5

Eilentscheidung Nr. VII-DS-01078

Status: öffentlich

Eingereicht von
Dezernat Finanzen

Betreff:
Eilentscheidung - Aussetzung der Gästetaxe

Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten):
Gremium
voraussichtlicher
Sitzungstermin

Zuständigkeit

FA Finanzen
Ältestenrat
Ratsversammlung  29.04.2020 Information zur Kenntnis

Beschluss des Oberbürgermeisters als Eilentscheidung gemäß § 52 Abs. 4
SächsGemO vom 25.03.2020:

1. Die Entrichtung der Gästetaxe wird vom 18.03.2020 bis einschließlich 31.05.2020
ausgesetzt.
2. Die monatliche Meldepflicht der Unterkunftgeber besteht fort, gegebenenfalls als
Nullmeldung.
3. Das Dezernat Finanzen informiert umgehend die Beherbergungsbetriebe der Stadt
Leipzig.
4. Gäste, die für den unter 1. genannten Zeitraum bereits die Gästetaxe entrichtet haben,
erhalten diese auf formlosen Antrag unter Beifügung der Rechnungsbelege durch die
Stadt Leipzig erstattet.

Räumlicher Bezug:

Zusammenfassung:

Anlass der Vorlage:

 Rechtliche Vorschriften    Stadtratsbeschluss    Verwaltungshandeln
 Sonstiges:

Die touristischen Einrichtungen, Anlagen und Angebote sind geschlossen bzw. abgesagt. Die
Gästetaxepflicht kann nicht aufrechterhalten werden.

2/5

Finanzielle Auswirkungen  nein x wenn ja,
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung
Folgen bei Ablehnung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur
Begründung
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur
Begründung

Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt
Ergebnishaushalt Erträge 2020 2020  1.100.57.5.1.01
 Aufwendungen
Finanzhaushalt Einzahlungen
 Auszahlungen
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja,

Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR
(jährlich) wo veranschlagt
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge
 Ergeb. HH Aufwand
Nach Durchführung der
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge
 Ergeb. HH Aufwand (ohne
Abschreibungen)
 Ergeb. HH Aufwand aus
jährl. Abschreibungen

Steuerrechtliche Prüfung  nein  wenn, ja
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG  nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des
Sachverhalts
Umsatzsteuerpflicht der Leistung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur
Begründung
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen  ja   Nein, Erläuterung siehe Anlage zur
Begründung

Auswirkungen auf den Stellenplan  Ja x Nein
Beantragte Stellenerweiterung:     Vorgesehener Stellenabbau:

3/5
Hintergrund zum Beschlussvorschlag:
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?

2030 - Leipzig wächst nachhaltig!
Ziele und Handlungsschwerpunkte

Leipzig setzt auf
Lebensqualität:
 Balance zwischen
Verdichtung und
Freiraum
 Qualität im öffentlichen
Raum und in der
Baukultur
 Nachhaltige Mobilität
 Vorsorgende Klima- und
Energiestrategie
 Erhalt und Verbesserung
der Umweltqualität
 Quartiersnahe Kultur-,
Sport- und Freiraum-
angebote
Leipzig besteht im
Wettbewerb:
 Positive Rahmen-
bedingungen für qualifizierte
Arbeitsplätze
 Attraktives Umfeld für
Innovation, Gründer und
Fachkräfte
 Vielfältige und stabile
Wirtschaftsstruktur
 Vorsorgendes Flächen- und
Liegenschaftsmanagement
 Leistungsfähige technische
Infrastruktur
 Vernetzung von Bildung,
Forschung und Wirtschaft

Leipzig schafft soziale
Stabilität:
 Chancengerechtigkeit in
der inklusiven Stadt
 Gemeinschaftliche
Quartiersentwicklung
 Bezahlbares Wohnen
 Zukunftsorientierte Kita-
und Schulangebote
 Lebenslanges Lernen
 Sichere Stadt

Akteure:
 Bürgerstadt
 Region
 Stadtrat
 Kommunalwirtschaft
 Verwaltung

Leipzig stärkt seine
Internationalität:
 Weltoffene Stadt
 Vielfältige, lebendige Kultur-
und Sportlandschaft
 Interdisziplinäre
Wissenschaft und
exzellente Forschung
 Attraktiver Tagungs- und
Tourismusstandort
 Imageprägende
Großveranstaltungen
 Globales Denken, lokal
verantwortliches Handeln

Sonstige Ziele: >beim Ausfüllen bitte überschreiben: max. 60 Zeichen ohne Leerzeichen

 trifft nicht zu

Beschreibung des Abwägungsprozesses:

I. Eilbedürftigkeitsbegründung

Eine rechtzeitige Entscheidung der städtischen Gremien kann nicht eingeholt werden, da
aufgrund der aktuellen Lage im Zusammenhang mit dem Covid 19-Virus noch nicht geklärt
ist, wann die nächsten regulären Gremiensitzungen stattfinden werden. Die Entscheidung
über die Aussetzung der Gästetaxe ist jedoch unaufschiebbar, da mit Schließung der
touristischen Anlagen und Einrichtungen die Gegenleistung entfallen ist.

4/5
II. Begründung Nichtöffentlichkeit

Nicht relevant

III.  Strategische Ziele

Nicht relevant

IV. Sachverhalt
1. Anlass

Die Gästetaxe stellt eine Kommunalabgabe dar und dient der Refinanzierung touristischer
Infrastruktur. Sie wird als Gegenleistung dafür erhoben, dass den abgabepflichtigen
Personen die Möglichkeit geboten wird, die Einrichtungen, Anlagen und Angebote im Sinne
des § 34 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 SächsKAG in Anspruch zu nehmen und an den Veranstaltungen
im Sinne des § 34 Abs. 1 S. 1 Nr. 2 SächsKAG teilzunehmen.

Eine Gästetaxepflicht ist nur gegeben, wenn es den abgabepflichtigen Personen rechtlich
und tatsächlich möglich (gewesen) ist, die touristischen Einrichtungen, Anlagen und
Angebote gemäß § 34 Abs. 1 Satz 1 SächsKAG zu benutzen. Im Gegenzug fehlt es an einer
Gästetaxepflicht, wenn die abgabepflichtigen Personen von dieser Benutzung aus
rechtlichen oder tatsächlichen Gründen ausgeschlossen (gewesen) sind.

Die touristischen Einrichtungen, Anlagen und Angebote sind b. a. w. geschlossen bzw.
abgesagt, insbesondere die Kultureigenbetriebe ab dem 13.03.2020, die städtischen Museen
ab dem 14.03.2020 sowie der Zoo Leipzig ab dem 18.03.2020.

2. Beschreibung der Maßnahme

Die Stadt Leipzig erhebt seit dem 01.01.2019 eine Gästetaxe gemäß § 34 SächsKAG. Die
Gästetaxesatzung der Stadt Leipzig ist am 13.10.2018 mit der Veröffentlichung im Leipziger
Amtsblatt Nr. 18/2018 in Kraft getreten. Der Satzungsinhalt wirkt wie eine Rechtsnorm.

Schuldner der Gästetaxe sind Personen, die in der Stadt entgeltlich Unterkunft nehmen, aber
nicht Einwohner der Stadt sind. Die Gästetaxe beträgt je Person und Aufenthaltstag 3,00 €.
Sie wird auf 1,00 € je Person und Aufenthaltstag ermäßigt, wenn das Entgelt für die
Übernachtung nicht mehr als 30,00 € inkl. Umsatzsteuer beträgt. Ankunfts- und Abreisetag
werden als ein Tag berechnet. Es greifen weiter diverse Befreiungstatbestände ein.

Der Unterkunftgeber gemäß § 6 Abs. 1 der Satzung hat die Gästetaxe von den
gästetaxepflichtigen Personen einzuziehen und monatlich bis zum zehnten Werktag des
Folgemonats an die Stadt abzuführen. Sofern der Unterkunftgeber in einem Monat keine
Person beherbergt hat, ist eine „Nullmeldung“ abzugeben.

Die Gästetaxesatzung gilt unverändert fort. Gemäß § 227 AO i. V. m. § 3 Abs. 1 Nr. 5a und
Abs. 4 SächsKAG kann die Stadt Leipzig die Ansprüche aus dem Abgabenschuldverhältnis
erlassen, wenn deren Einziehung nach Lage des einzelnen Falles unbillig wäre.

3. Realisierungs- / Zeithorizont

Die Aussetzung erfolgt zunächst bis zum 31.05.2020.

4. Finanzielle Auswirkungen

Die Stadt Leipzig erzielt zunächst bis zum 31.05.2020 keine Erträge aus der Gästetaxe.
Aufgrund der aktuellen Entwicklungen können die Erträge, die die Stadt Leipzig durch die
Gästetaxe vereinnahmt, nicht prognostiziert werden.
5/5

5. Auswirkungen auf den Stellenplan

Keine

6. Bürgerbeteiligung

 bereits erfolgt     geplant     nicht nötig

7. Besonderheiten

Nicht relevant

8. Folgen bei Nichtbeschluss

Die Gästetaxe würde ohne die Erbringung einer Gegenleistung weiter vereinnahmt werden,
was den gästetaxepflichtigen Personen den Rechtsweg eröffnet.

Anlagen: