text: Blog del Museu Nacional d'Art de Catalunya » El registrador en la gestió de col·leccions: el Risk Management/2
  Les col·leccions d'art i, en general, qualsevol tipus de fons patrimonial, requereixen molta cura i protecció per garantir-ne la seguretat davant pèrdues o danys externs. Les obres d'art pateixen períodes de fortes vulnerabilitats (viatges, trasllats, intervencions, restauracions, exposicions temporals…). Una de les missions d'una bona gestió de col·leccions és crear un entorn segur pels objectes mitjançant una sèries de mesures que cal implementar, que requereixen l'experiència de molts professionals del museu (conservadors-restauradors, curadors, registradors, especialistes en seguretat, en conservació preventiva, etc.). Aquestes mesures poden ser englobades en dos grans blocs temàtics: la gestió de col·leccions pròpiament dita (Collection Management) i la gestió del risc (Risk Management), que es pot incloure dins la primera.
  Manipulació de material expositiu de vitrina
  Per una banda, la gestió de col·leccions atén les responsabilitats administratives i d'aspectes legals associades a les col·leccions, la més central i estratègica de les quals gira entorn a la creació i manteniment d'un escrupolós inventari, així com d'una exhaustiva documentació que ubiqui històricament, legal, artística i física tots i cada un dels objectes que la institució custodia. Les professions més vinculades a la gestió de col·leccions són les de responsable de gestió de col·leccions (Collection Manager), registrador (Registrar) i documentalista. Podeu trobar-ne més detalles a la primera part d'aquest article («El registrador en la gestió de col·leccions: una professió emergent /1»).
  Però, per altra banda, una bona política de gestió de col·leccions ha de contemplar sobretot una bona gestió del risc (Risk Management) en el sentit en què està estretament relacionada amb la cura de les col·leccions des del punt de vista de la seva preservació física i en aquesta tasca, hi col·laboren diferents departaments del museu.
  L'ús de guants és una mesura preventiva en la manipulació d'obres d'art
  La cura de les col·leccions es pot definir com les diferents mesures de prevenció preses per tal de prevenir danys o endarrerir el deteriorament natural dels objectes. Aquestes pràctiques es focalitzen especialment a la prevenció del risc i s'orienten cap a l'assoliment de l'anomenat "risc 0", en minimitzar els danys potencials causats per fonts externes.
  Hi ha 10 riscos tipificats per l'ICOM Committe for Conservation:
  forces físiques (com terratrèmols, mala manipulació…)
  exposició excessiva a la llum i la radiació
  temperatura incorrecta (o canvis bruscs de temperatura)
  humitat relativa incorrecta (o canvis bruscs d'humitat)
  custodia negligent
  Un bon manteniment de col·leccions implica buscar assessorament de diferents especialistes que garanteixin acuradament les necessitats de conservació preventiva dels objectes i que engloben des de sol·licitar informes tècnics als conservadors-restauradors sobre idoneïtat de suports, materials, fins a mètodes adequats d'emmagatzematge, embalatge, emmarcament, neteja i manipulació correcta d'objectes, així com la prevenció i maneig integrat de plagues i deteriorament en marcs, obres d'art i suports.
  Control d'ubicacions de les obres d'art en les reserves del Museu Nacional
  Préstecs i dipòsits temporals
  Els museus i les institucions amb fons al seu càrrec sovint transfereixen temporalment objectes com a part d'un préstec o per acords de custòdia temporal. Actualment, aquesta pràctica, que indubtablement contribueix a la difusió i internacionalització dels fons i les col·leccions, va en clar i progressiu augment. No obstant això, constitueix un risc potencial per a col·leccions en préstec.
  La gestió del risc (Risk Management) és la política de gestió multidisciplinària la missió de la qual es focalitza a detectar, controlar, minimitzar i gestionar els diferents riscos que corren els objectes d'art. És imprescindible conèixer les característiques dels objectes, la tècnica amb què estan fets, l'any, taller o artista que els va fer. S'han de conèixer, a més, les rutes de viatge, els accessos i el disseny de l'embalatge més adequat per a cada objecte.
  És, per tant, de vital importància una política de préstecs calculada i ponderada que tendeixi a minimitzar els riscos i avaluar els motius que porten a sol·licitar, aprovar o denegar un préstec, tot acatant normatives internacionals i homologades. Per norma general, els museus disposen de comitès interdisciplinaris de préstec en els quals es discuteixen diferents requisits previs a l'aprovació o denegació del préstec d'obres; s'estableixen les tarifes (fees) associades al préstec, si procedeix, i s'hi dictaminen les condicions –plec de condicions de préstec o contracte de préstec (Loan agreement)– de compliment obligatori pel prestatari.
  Control d'embalatges en descàrrega d'obres d'un camió
  Al marge de l'interès científic del projecte pel qual se sol·licita un préstec d'obres, el responsable de gestió de col·leccions ha de recollir, per una banda, una sèrie d'informació del prestatari que l'ajudi a ponderar el possible risc que pot patir l'objecte abans de sortir del museu i per altra, una sèrie d'informes tècnics que el registrador sol·licita a diferents professionals del museu, com:
  se sol·licita a l'especialista en conservació preventiva un informe valoratiu-tècnic d'un document anomenat Facilities Report que prèviament s'ha sol·licitat al sol·licitant del préstec.
  se sol·licita un altre informe valoratiu-tècnic al responsable de seguretat que valori els aspectes de seguretat d'instal·lacions.
  un conservador-restaurador elabora un informe detallat sobre l'estat de conservació actual de l'objecte (Condition report). Aquest informe és imprescindible a l'hora de prendre decisions sobre la viabilitat d'un préstec i les consideracions recollides en aquest tipus d'informe han de tenir-se en compte per sobre de qualsevol altra consideració
  Un cop s'ha recollit tota aquesta informació, el registrador de col·leccions redacta unes condicions generals de préstec, la finalitat de les quals és preveure anticipadament qualsevol possible risc per a l'obra. Així, els plecs de condicions generals de préstec regulen i dictaminen condicions a complir com la duració del préstec; les obligacions de conservació i custòdia; les consignes de manipulació, embalatge i transport de l'objecte; l'obligatorietat de l'escorta policial i correu (si procedeix); la línia de crèdit per al catàleg; les condicions d'assegurança de l'obra; la comunicació d'incidències, etc. Aquests documents també regulen una sèrie de drets que es reserva el museu prestador, com el dret d'inspecció i recuperació. En definitiva, cada peça de la col·lecció rep una atenció personalitzada, d'acord amb la seva especificitat.
  Emmagatzematge i les condicions ambientals
  Control d'ancoratges de les obres d'art
  Quan els objectes es custodien als museus, ja sigui en un magatzem d'obres o a les sales, la preocupació principal del gestor de col·leccions ha de ser la seguretat contínua de les obres. Per això, tant el registrador de col·leccions com el conservador-restaurador, especialment, han de tenir en compte la idoneïtat dels espais d'emmagatzematge, els contenidors per als objectes, així com les condicions ambientals necessàries per evitar danys. El registrador sol·licita assessorament a conservadors-restauradors a l'hora de redactar plecs tècnics i contractacions que impliquin subministrament de materials. Destaquen, entre d'altres:
  Assessorament sobre la idoneïtat dels suports, vitrines, marcs i embalatges rígids adaptats a les obres. Això inclou tenir cura del seu interior i del suport dels objectes per evitar danys causats per cops i fregaments
  Estabilitat i estanquitat de les vitrines
  Assessorament tècnic sobre els adhesius a utilitzar, papers, paspartús i escumes siguin de materials lliures d'àcids, de manera que siguin materials que no provoquin reaccions químiques, abrasions o marques per contacte amb l'obra
  A part dels materials que embolcallen l'objecte, és important que hi hagi un control estricte de les condicions ambientals, ja que una humitat excessiva o canvis bruscs d'humitat relativa i temperatura poden causar problemes, com la corrosió, la proliferació de colònies de fongs, esquerdes, deformacions o fragilitat. Al Museu Nacional aquesta tasca es controla des de Conservació preventiva i el registrador pren nota dels paràmetres aconsellats pel conservador-restaurador en cas que l'obra viatgi en préstec o es canviï d'ubicació.
  Així doncs, una bona gestió de col·leccions inclou necessàriament el treball conjunt de diferents professionals del museu i passa pel control estricte dels paràmetres de temperatura-humitat relativa (HR), incidència de certs espectres de llum (UV) i control de certs contaminants, estudi de viabilitat i idoneïtat d'embalatges, marcs, vitrines, etc. Tota aquesta informació és recollida pel registrador de col·leccions i la reverteix en diferents plecs, contractes de préstec i altra documentació relacionada amb l'objecte.
  Per la gestió del risc és necessari implementar estàndards de manipulació, així com d'embalatge i transport. Els objectes s'han de manipular el mínim possible. És extremadament necessari assegurar-se que el personal del museu en contacte directe amb les obres coneix les bones pràctiques per la seva manipulació, com els protocols de rentat de mans, l'ús apropiat de guants, la identificació de debilitats estructurals que puguin requerir cures especials, i les maneres adequades per transportar els elements dins la institució (plataformes, carros, dollies, elevadors, safates, caixes de conservació, etc.).
  Ancoratge d'embalatges al camió per evitar vibracions
  Per tal de garantir un transport segur fora de les instal·lacions del museu, els estàndards de manipulació correcta d'objectes han de combinar-se amb estrictes requisits d'embalatge individuals per a cada peça. Idealment, l'objecte s'ha d'embalar en un contenidor (caixa) rígida de materials ignífugs, que n'assegurin l'estanquitat i que el protegeixin de cops, vibracions, canvis climàtics espontanis i mala manipulació. El registrador sol·licita un informe tècnic al Departament de Conservació-Restauració sobre la idoneïtat dels materials d'embalatge i manipulació.
  D'altra banda, el registrador haurà de valorar altres aspectes per minimitzar el risc, com el mètode d'enviament (transport terrestre, aeri, combinat, etc.), la diferència de clima que presumptament patirà l'objecte en arribar al seu destí, les rutes més directes o la necessitat d'escortes policials si l'obra ho requereix.
  Manipulació obres de gran format. Foto: Silvia Tena
  Maneig integrat de plagues
  En una bona gestió de col·leccions enfocada al maneig del risc no ha de mancar-hi una secció dedicada al control de plagues que, en el cas del Museu Nacional, s'implementa des del Departament d'Infraestructures, seguint els requeriments tècnics que elaboren conservadors-restauradors.
  Cada intervenció i control de plagues ha de documentar-se a consciència, tot descrivint la incidència de la plaga, les àrees de la col·lecció afectades i el tractament aplicat per a l'extinció. Tota aquesta informació ha d'estar recollida a les fitxes de la col·lecció dels fons.
  A part de la gestió de les col·leccions, la majoria de les institucions disposen també d'un pla d'emergències que regula quins procediments han de prendre's per evitar no només lesions o pèrdues de vides de visitants o personal en cas de catàstrofes, sinó també com minimitzar els danys o pèrdues a la col·lecció.
  El pla en el qual hi estan altament involucrats els departaments de Manteniment, Seguretat, Col·leccions i Conservació-Restauració, també ha d'incorporar protocols sobre com gestionar una evacuació d'emergència, tant de persones com d'objectes en risc.
  Els plans d'emergència hauran d'incloure també sistemes d'avaluació, prioritats de salvament i també inventaris postdanys i els procediments de recuperació corresponents.
  ICOM/CIDOC International Guidelines for Museum Object Information, pdf 329 Kb
  Manual de gestión de riesgo de colecciones. ICCROM-UNESCO
  Permalink: https://blog.museunacional.cat/el-registrador-en-la-gestio-de-colleccions-el-risk-management2/