text: RICDOC - Serveis i solucions de processos documentals
  DESENVOLUPAMENTS I INTEGRACIONS A MIDA
  COMPTEM AMB AGENTS QUE DONARAN RESPOSTA A QUALSEVOL NECESSITAT ACTUAL I FUTURA DE LA SEVA EMPRESA
  IniciEstudio Xplora2020-09-30T16:22:39+01:00
  Ampliem les nostres divisions
  Reprografia Industrial de Catalunya reforça la seva línia de negoci de Gestió Documental amb l'ampliació de la seva divisió RIC.DOC que completa l'oferta de solucions i serveis personalitzats a la disposició de tots els seus clients.
  RIC.DOC compta amb nous agents que donaran resposta a qualsevol necessitat actual i futura de la seva empresa: els seus processos de treball i la gestió documental, es veuran optimitzats, aconseguint importants estalvis de costos en la seva companyia.
  https://ricdoc.com/wp-content/uploads/2017/05/RIC-DOC-Gestio-Documental.mp4
  Converteix els documents de la teva empresa (correus electrònics, factures, contractes, etc.) en recursos i coneixements empresarials valuosos.
  La gestió documental és el conjunt de normes tècniques i pràctiques usades per administrar el flux de documents de tot tipus en una organització, permetre la recuperació d'informació des d'ells, determinar el temps que els documents han de guardar-se, eliminar els que ja no serveixen i assegurar la conservació indefinida dels documents més valuosos, aplicant principis de racionalització i economia.
  La realitat de la gestió documental des de la visió empresarial
  La gestió documental digital no és solament una manera de substituir els molestos documents en paper amb arxius digitals. Es tracta d'un complet sistema que converteix els documents de la seva empresa (correus electrònics, factures, contractes, etc.) en recursos i coneixements empresarials valuosos.
  Un nou sistema de gestió documental pot arribar a transformar la seva empresa. Per aconseguir-ho, necessita experiència.
  No existeix un criteri centralitzat de com gestionar la documentació.
  Pèrdua excessiva de temps per trobar la informació necessària per a la presa de decisions.
  Escassa indexació i sistematització de la informació.
  Despesa innecessària d'impressió.
  Escàs o pràcticament nul control de les versions dels documents.
  Alt risc de duplicar informació.
  Encara que les companyies constantment realitzen grans esforços per a l'estalvi de costos, molt poques són conscients del volum de diners que poden arribar a estalviar-se tan sols optimitzant la gestió dels seus documents.
  Automatitzar i agilitzar tot el procés.
  Unificació de criteris.
  Optimització estructural.
  Minimitzar el temps invertit en la manipulació i distribució dels documents.
  Augmentar el control del procés.
  Arxiu automàtic i vinculat de tots els documents generats en el procés.
  Evitar pèrdues de documents.
  Disminuir el volum de l'arxiu físic progressivament.
  Si actualitza el seu sistema d'arxivat en paper a una solució digital, els empleats accedeixen fàcilment a la documentació empresarial. A més, el flux d'informació s'agilita i optimitza. En comptes de dedicar temps a buscar documents, el personal se centra en tasques més importants i a prendre decisions encertades per millorar els resultats finals.
  La creació i l'arxivat de documents en paper tenen un cost elevat. Un arxiu de quatre calaixos ocupa molt espai en l'oficina i costa 1500 € a l'any. Mantenir dotze arxivadors d'aquest tipus requeriria contractar a una persona. El canvi a un sistema de gestió documental digital permet estalviar en arxivat de documents, còpies, impressió, enviaments i personal.
  Un sistema de gestió documental permet controlar l'accés a informació confidencial i aplicar mesures de seguretat. Així mateix, garanteix el compliment de la normativa governamental i del sector mitjançant l'automatització dels processos de gestió de registres financers i retenció.
  Continuïtat empresarial
  A més, la gestió documental garanteix la continuïtat de la seva empresa àdhuc en cas d'incendi o inundació. Els documents es repliquen i guarden fàcilment sense connexió o en el núvol, la qual cosa constitueix la solució adequada per a recuperació en casos de desastre.
  Millora l'acompliment (eficiència i eficàcia) i l'optimització dels processos de negoci de la teva organització.
  Gràcies a les nostres solucions de BPM (Business Process Management / Gestió de Processos de Negoci) obtindràs una metodologia que el seu objectiu és millorar l'acompliment (eficiència i eficàcia) i l'optimització dels processos de negoci d'una organització.
  A través del BPM s'han de dissenyar, modelar, organitzar, documentar i optimitzar els diversos processos de negoci de la companyia.
  La cadena de valor és un concepte teòric que descriu la manera en què es desenvolupen les accions i les activitats en una empresa.
  Implementació d'un BPM
  La implementació gradual d'un enfocament basat en processos permeten a una organització:
  Establir indicadors de gestió per als processos bàsics de l'organització i indicadors de resultats (qualitat del producte i satisfacció del client).
  Simplificar i estandarditzar els fluxos d'operació.
  Controlar les interfícies entre processos o entre operacions d'un mateix procés, eliminant "forats negres".
  Eliminar activitats sense valor afegit.
  Millorar els fluxos d'informació.
  Reduir temps d'operació.
  Millorar la qualitat del servei.
  Normalitzar els mesuraments d'acompliment de la organització i individuals.
  Definir de manera clara els productes de cada operació.
  Identificar al responsable de cada procés o subprocés.
  Identificar oportunitats concretes de millores en forma contínua.
  Definir una nova estructura orgànica-funcional alineada a la visió estratègica.
  Reflectir, mecanitzar i automatitzar els mètodes i organització en el sistema d'informació
  Establir els mecanismes de control i seguiment dels procediments organitzatius.
  Independitzar el mètode i flux de treball de les persones que ho executen.
  Facilitar la mobilitat del personal.
  Suportar processos de reingenieria de negoci.
  Agilitzar el procés d'intercanvi d'informació i agilitzar la presa de decisions d'una organització, empresa o institució.
  Addicionalment optimitzar el servei.
  Millorar la gestió del coneixement.
  Donem assessorament, consultoria i recursos tècnics per a la implantació de ERP's de primera línia mundial.
  En RIC.DOC cobrim tota la problemàtica de la Transformació digital.
  En aquesta línia donem assessorament, consultoria i recursos tècnics per a la implantació de ERP's de primera línia mundial, Enterprise Resource Planning; Planificador de Recursos Empresarials.
  Som socis del major fabricant mundial de solucions de gestió per a empreses, SAP.
  Donem tots els serveis necessaris perquè la PIME tingui totes les garanties d'una reeixida Transformació Digital de mà de RIC.DOC.
  SAP BUSINESS ONE per a PIMES
  SAP Business One és una solució de software de gestió empresarial (ERP) referent a nivell mundial, accessible i fàcil d'utilitzar, pensada específicament per a les petites i mitjanes empreses.
  Única i integrada, proporciona una visibilitat completa de tot el negoci i un control total sobre qualsevol aspecte relacionat amb les operacions. Recopila la informació empresarial més important i permet que tota l'empresa hi pugui accedir i utilitzar-la. A diferència dels paquets i fulls de càlcul de comptabilitat, aquesta solució posa a disposició tot el que es necessita per gestionar les àrees empresarials clau de qualsevol negoci.
  Aspectes vitals per a una implantació exitosa
  Existeix una base molt important que tota empresa que es plantegi la implantació d'un nou ERP ha de tenir en compte: una implantació reeixida no ocorre per accident.
  Fixació d'objectius i abast del projecte
  Amb un anàlisi realista que reculli el moment en el qual es troba l'empresa i cap a on vol anar, s'evitaran sorpreses futures que podran derivar no només en pèrdua de temps, sinó també diners.
  Per a un treball d'aquesta envergadura, els membres de l'equip no poden deixar-se a la seva sort.
  Assignació dels aspectes crítics
  Parlem d'un projecte sensible que pot posar en escac el dia a dia de qualsevol empresa, per la qual cosa les principals funcionalitats han de deixar-se en mans de tècnics especialistes i de confiança.
  Fixa expectatives clares
  El que per a un pot ser un treball perfecte, per a un altre pot veure un projecte a mitjana fer. Per no trobar-se sorpreses, la millor opció és fixar les expectatives que es van a utilitzar amb anterioritat.
  Prioritzar les tasques i desenvolupar una jerarquia
  La implantació d'un ERP pot demorar-se bastants mesos en el temps, per això, les tasques han d'estar prioritzades amb l'objectiu clars de tota l'organització.
  Funcionalitats bàsiques per departament
  Pla de comptes
  Seients de diari
  Models de comptabilització
  Comptabilitzacions periòdiques
  Tipus de canvi en diverses monedes
  Gestió de pressuposts
  Varis períodes comptables
  Pagaments rebuts
  Pagaments efectuats
  Execució de pagament
  Processament d'extractes bancaris
  Pagaments diferits
  Conciliació de comptes
  Gestió d'oportunitats i previsions de vendes
  Demanats
  Llistes de preus en diverses monedes
  Període i descomptes per volum
  Càlcul del benefici brut
  Integració amb Microsoft Office
  Seguiment de diverses interaccions amb els clients
  Gestió de targetes d'equip
  Quadres de serveis
  Contractes de servei
  Interacció mòbil
  Operacions periòdiques
  Integració de recursos humans
  Base de dades de coneixements
  Processament de trucades de servei
  Sol·licitud d'oferta mitjançant Web
  Demanades de compres per a l'entrada de mercaderies
  Devolucions de mercaderies
  Factura de creditors
  Factura bestreta de deutors
  Factura/sol·licitud de bestreta
  Cancel·lar documents de màrqueting
  Abonaments de creditors
  Costos totals
  Intrastat (AEAT)
  Procés d'importació
  Llistes d'articles
  Llistes de preus
  Entrades de mercaderies
  Sortides de mercaderies
  Transaccions d'inventari
  Acords de nombres de sèrie
  Gestió de nombres de lot
  Recollida i embalatge
  Seguiment de l'inventari
  Ubicació dels contenidors
  Diversos mesuraments
  Llistes de materials
  Conjunts d'articles
  Quadres de comandes de producció
  Determinació de comptes de major
  Càlcul de costos de l'article
  Planificació de necessitats de material
  Operació d'enviament a través de tercers
  Fabricació sobre demanat
  Recomanació de comandes
  La signatura biomètrica amb majors garanties del mercat
  La biometria de la signatura
  Recollim informació biomètrica del dispositiu (velocitat, inclinació, pressió, …) i la codifiquem segons l'estàndard ISO / IEC 19.794-7, el que garanteix la seva valoració pericial futura, amb independència de l'evolució tecnològica.
  A més, disposa d'una eina d'anàlisi forense i comparació de signatures biomètriques per facilitar la tasca pericial cal·ligràfica.
  Els dispositius emprats han de complir amb unes premisses obligatòries de captura d'elements biomètrics necessaris, però no tots els dispositius proporcionen informació de pressió, sent aquesta dada fonamental per fer una valoració cal·ligràfica fiable.
  Apostem per l'ús únicament de tablets amb stylus amb capacitat de recollir pressió i visualitzar íntegrament el document.
  El xifrat, la seguretat i la qualitat
  Les dades biomètriques són xifrats i incrustats en el document, emprant per a això una clau pública la contrapart (clau privada) es troba custodiada en seu notarial. A més, per garantir la integritat del document s'empra un certificat digital d'un sol ús per a la signatura electrònica del document i un segell de temps.
  El resultat final és un PDF signat conforme a l'estàndard de signatura longeva (LT) d'Acrobat, el que garanteix la seva validació al llarg del temps.
  Dades en temps real.
  És econòmic d'implantar i d'instal·lació senzilla. Estalvi de paper.
  Té validesa legal.
  La firma està associada a una única persona.
  Senzilla per a l'usuari.
  Sistema segur que permet signar documents amb un doble sistema d'autenticació i quan vulguis.
  Evita el desplaçament de documents i persones.
  Augmenta la productivitat i eficiència en els processos de negoci.
  Aporta major validesa que el procés de signatura tradicional.
  Agilitza el procés amb total garantia i facilita l'accés immediat a la información.
  Elimina els costs associats a la impressió, gestió i arxivat del paper.
  Seguretat en el xifrat dels processos de signatura i documents.
  L'objectiu d'una Signatura Remota és signar qualsevol document sense necessitat que viatgi ni el document físic ni el/els signant/s.
  Facilita el funcionament de la teva empresa amb les nostres solucions de "Ticketing", o gestor de despeses per representació.
  Des de RIC.DOC oferim aquest mòdul addicional als estàndards de la gestió documental per a la gestió de les despeses de representació.
  Aquest mòdul ens permet:
  Escanejar els tiquets (pàrquings, autopistes, esmorzars,) amb el mòbil.
  Una vegada escanejat el Gestor documental s'encarregarà de la resta:
  Processos de validació mitjançant fluxos de treball (workflow)
  Presentació sota diversos formats
  Aquest mòdul està subjecte a les normatives legals presents pel que ens permetrà la destrucció de l'original.
  RIC.DOC, la divisió de Software i Solucions Tecnològiques de Reprografia Industrial de Catalunya ajudem a les empreses a evolucionar sense por cap a la transformació digital. – Veure video corporatiu –
  Amb el coneixement que el digital ha multiplicat exponencialment la manera de treballar de totes les empreses, formem un equip capaç d'afrontar projectes de qualsevol sector i dimensió, aplicant la millor solució, que s'adapti a les gestions actuals de cada client de manera senzilla i sense alterar les seves rutines i aconseguint: agilitar els mètodes de treball, sense riscos i abordar noves oportunitats.
  Els nostres Serveis de Consultaria de Transformació Digital ajuden als negocis a entendre la metodologia del canvi que han d'introduir i desenvolupar. I tot això, segons cada cas, ho fem analitzant el possible impacte de la digitalització en el negoci, tenint una visió més àmplia i global dels diferents escenaris, departaments i persones que intervenen.